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Aquí tienes las claves para gestionar y medir procesos

por HAZA CT | 27/03/14 | Sistemas de Gestión

Siguiendo con nuestra serie de entradas sobre integración de sistemas (Revisión por la Dirección en los Sistemas Integrados (Calidad y Medio Ambiente y Sistemas de Gestión Integrados, el todo en uno), esta semana queremos daros las claves para gestionar y medir procesos.

Las características de un proceso bien gestionado:

Tener los límites bien definidos.
Tener una misión claramente definida.
Identificar todas las partes interesadas.
Conocer las expectativas y necesidades de las partes interesadas, los riesgos.
Disponer de objetivos e indicadores.
Tener asignados recursos suficientes.
Incorporar un sistema de medida.
Identificar las interrelaciones con procesos.
Estar documentado y auditado.

Utilizar y cumplimentar correctamente una ficha de proceso puede ayudarte mucho, mira la que usamos nosotros en nuestra entrada No te rompas la cabeza para rellenar la ficha de procesos ISO 9001.

Todo proceso bien gestionado debe de estar: planificado y controlado

Planificar: estudiar , con criterios de calidad, seguridad y protección del medio ambiente los siguientes puntos:

Secuencia del desarrollo de las actividades
Recursos
Cualificación y formación correspondiente
Equipos e instalaciones
Criterios de aceptación y rechazo
Verificación del proceso

Controlar: desarrollar el proceso en las condiciones planificadas, en relación a :

Calidad
Seguridad
Protección del entorno
Verificando y registrando sus parámetros

Diagrama de flujo de control de procesos

Identificación de puntos críticos de los procesos

Ahora que tanto se discute de los borradores de ISO 9001 e ISO 14001 , y de la evaluación de riesgos que ellos incluyen, este diagrama de flujo para identificación de puntos críticos de tus procesos te puede ayudar a comprender mucho mejor ese concepto.

Además de esto, es absolutamente necesario, para poder gestionar tus procesos, identificar los puntos críticos de control operacional, si no, ¿cómo saber dónde actuar?

Ha llegado la operación bikini para tu sistema de gestión de calidad

por HAZA CT | 13/03/14 | Sistemas de Gestión

¿Cansado de tener tantos documentos en tu Sistema de Gestión que la mayor parte de tu tiempo te lo pasas rellenando papeles?

Adelgazar tu Sistema de Gestión es posible y sin dietas milagro, sólo siguiendo lo que nos pide la Norma ISO 9001 y teniendo un poco de sentido común.

Para empezar: ¿sabes cual es la documentación mínima en ISO 9001?. Es más ¿sabes realmente lo qué es un documento según ISO 9001:2008?

DEFINICIONES DE DOCUMENTOS

DOCUMENTO: información y su medio de soporte. EJEMPLO Registro (3.7.6), especificación (3.7.3), procedimiento documentado, plano, informe, norma.

NOTA 1 El medio de soporte puede ser papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón o una combinación de éstos.

NOTA 2 Con frecuencia, un conjunto de documentos, por ejemplo especificaciones y registros, se Denominan «documentación».

NOTA 3 Algunos requisitos (por ejemplo, el requisito de ser legible) están relacionados con todos los tipos de documentos, aunque puede haber requisitos diferentes para las especificaciones (por ejemplo, el requisito de estar controlado por revisiones) y los registros (por ejemplo, el requisito de ser recuperable).

PROCEDIMIENTO: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

NOTA 1 Los procedimientos pueden estar documentados o no.

NOTA 2 Cuando un procedimiento está documentado, se utiliza con frecuencia el término “procedimiento escrito” o “procedimiento documentado”. El documento (3.7.2) que contiene un procedimiento puede denominarse «documento de procedimiento».

REGISTRO: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas (acta reunión, orden de compra, etc.).

DOCUMENTACIÓN MÍNIMA EN ISO 9001

La documentación necesaria, independientemente del tipo de soporte que apliquemos viene definida en la norma ISO 9001:2008 :

Política de Calidad y objetivos de la calidad documentados (apartado. 4.2.1.a)
Manual de Calidad (apartado 4.2.1 b)
Procedimientos documentados tanto exigidos por la norma como los que la organización decida aplicar e incluir en el sistema de gestión (apartado 4.2.1 c)
Cuantos documentos y registros se estimen necesarios para alcanzar la planificación, operación y control eficaces de los procesos (apartado 4.2.1 d)
Instrucciones de trabajo que se consideren necesarias (apartado7.5.c)
Planes de calidad, si se consideran necesarios (apartado 7.1 Nota 1)

VAMOS A APLICAR LA DIETA

Como toda buena dieta, tenemos que empezar por ponernos una meta. ¿Cuál va a ser la nuestra? Ajustarnos a algunos de los objetivos principales de la documentación de una organización, independientemente de que tenga o no implementado un Sistema de Gestión formal ( según el módulo de orientación del Subcomité ISO/TC 176/SC 2)

a) Comunicación de la información: como una herramienta para la comunicación y la transmisión de la información. El tipo y la extensión de la documentación dependerá de la naturaleza de los productos y procesos de la organización, del grado de formalidad de los sistemas de comunicación y de la capacidad de las personas para comunicarse dentro de la organización, así como de su cultura.

b) Evidencia de la conformidad: aporte de evidencia de que lo planificado se ha llevado a cabo realmente.

c) Compartir conocimientos: para difundir y preservar las experiencias de la organización. Un ejemplo típico sería una especificación técnica, que puede utilizarse como base para el diseño y desarrollo de un nuevo producto.

Partiendo de esto y teniendo en la mano la Norma, vamos a ver qué es «obligatorio» que tengas.

Los requisitos en cuanto a procedimientos los mínimos que la norma exige son:

Procedimiento para el control de documentos (4.2.3)
Procedimiento para el control de los registros de calidad (4.2.4)
Procedimiento de planificación y realización de auditorias (8.2.2)
Procedimiento de control de productos no conformes (8.3)
Procedimiento de acciones correctivas(8.5.2)
Procedimiento de acciones preventivas (8.5.3)

Que en realidad se quedan en 3:

Procedimiento para el control de documentos y registros
Procedimiento de planificación y realización de auditorias
Procedimiento de control de no conformidades, acciones correctivas y acciones preventivas

¿El resto de los procedimientos…los necesitas todos? Aquí llega el sentido común. ¿Necesitas todos los demás procedimientos?

Está claro que si trabajas en una gran organización, o los procesos que se desarrollan en ella son muy complejos, vas a necesitar procedimientos documentales adicionales relacionados con la producción, por lo menos. Pero si tu caso es el de una organización pequeña, puedes trabajar sin más procedimientos, siempre y cuando sea capaz (tu organización) de proporcionar evidencia objetiva (de demostrar) que el Sistema de gestión de la Calidad ha sido implementado eficazmente.

Revisa, empezando por los que hace más tiempo que no se tocan (es síntoma de que son poco útiles ya que nadie los actualiza), pero sigue por los demás. Mira si es necesario dar tanto detalle o si de verdad, para probar la correcta implantación de tu sistema son necesarios tantos procedimientos.

Vamos a acabar hablado de registros, los que nos exige la Norma son:

Registros sobre la educación, formación, habilidades y experiencia del personal (6.2.2)
Revisión del sistema por la dirección (5.6.1)
Evidencia de que los procesos de realización y el producto resultante cumplen los requisitos (7.1)
Resultados de la revisión de los requisitos relacionados con el producto y de las acciones originadas por la misma (7.2.2)
Resultados de la revisión del diseño y desarrollo de cualquier acción que sea necesaria (7.3.4)
Elementos de entrada para el diseño y desarrollo (7.3.2)
Resultados de la validación del diseño y desarrollo de cualquier acción que sea necesaria (7.3.6)
Resultados de la verificación del diseño y desarrollo de cualquier acción que sea necesaria (7.3.5)
Registros de la revisión de los cambios en el diseño y desarrollo y cualquier acción que sea necesaria (7.3.7)
Resultados de las evaluaciones de proveedores y de cualquier acción necesaria que se derive de las mismas (7.4.1)
Los registros requeridos por la organización, para demostrar la validacion de los procesos donde los productos resultantes no pueden verificarse mediante actividades de seguimiento y medición posteriores (7.5.2)
Identificación única del producto (7.5.3)
Registros de la pérdida, deterioro o tratamiento inadecuado de los bienes propiedad del cliente(7.5.4)
La base empleada para la calibración o verificación de equipos de medición cuando no existen patrones de medición nacionaleso o internacionales (7.6)
Validez de los resultados de las mediciones anteriores cuando no se detecte que el equipo de medición no está conforme con los requisitos (7.6)
Resultados de la calibración y la verificación del equipo de medición (7.6)
Resultados de la auditoria interna y de las actividades de seguimiento (8.2.2)
Identificación de las personas responsables de la liberación del producto (8.2.4)
Naturaleza de las no conformidades y de cualquier acción tomada (8.3)
Resultados de las acciones correctivas (8.5.2)
Resultados de las acciones preventivas (8.5.3)

Son muchos, ¿verdad? ¡Cuántos papelitos a rellenar! De esos, contéstame tú, cuáles tienen que ir ligados a procedimientos o tienen que tener una plantilla específica que rellenar.

Muchas veces se tiende a confundir registro con plantilla

Te voy a poner un ejemplo claro de que no son la misma cosa. Es requisito de la Norma tener registro de la Revisión por la Dirección, pero no tienes que tener una plantilla para hacerla. Puedes hacerla cada año (o cada semestre, trimestre, etc.) como quieras, siempre y cuando no hayas puesto por escrito que la vas a hacer siempre de una determinada manera. Ahí está el error, si pones por escrito que siempre que hagas la Revisión por la Dirección la haces en la plantilla con código X, que has definido… te estás obligando a ti mismo a hacerlo. Y eso pasa con todos.

En resumen, muchos de lo registros del listado anterior ya los tienes como resultado de la actividad diaria de tu organización, no te compliques la vida definiendo unas plantillas nuevas, que hay que rellenar, en muchos casos «además de».

Ya tienes las bases para lanzarte a la operación bikini… ¡A qué esperas!

Cuéntanos si estos consejos te han servido, nosotros también tenemos mucho que aprender todos los días y tu experiencia es imprescindible para ello.

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Revisión por la Dirección en los Sistemas Integrados (Calidad y Medio Ambiente)

por HAZA CT | 28/02/14 | Sistemas de Gestión

Llega el final del ciclo anual de tu sistema integrado de gestión, toca hacer la revisión por la dirección, y tienes un dilema, ¿hago una para calidad y otra para medio ambiente? o ¿hago una para ambos? Para nosotros la respuesta es la misma que damos siempre, una sola para todo. ¿Tu sistema está integrado, no?, ¡demuéstralo! (más…)

Sistemas de Gestión Integrados, el todo en uno

por HAZA CT | 21/02/14 | Sistemas de Gestión

Todo el mundo conoce las ventajas de la integración de Sistemas de Gestión, como pueden ser:

Disminuir el número de documentos y registros, al unificarlos y homogeneizarlos.
Unificar los criterios de gestión: homogeneizar actuaciones, responsabilidades, terminologías y evitar duplicidades innecesarias.
Integración del control de la gestión: entre otras muchas ventajas destaca el aumento de la eficacia en la toma de decisiones, al disponer de una única visión global de los procesos integrados.
Reducción de costes: disminución del uso de recursos materiales y de tiempo del personal. Nos gustaría destacar aquí un ahorro considerable en recursos y tiempo: disminuyen el número de jornadas de auditoría.

Y podríamos seguir con la lista. Entonces ¿si es tan buena la integración… por qué sigue habiendo muchas más organizaciones con Sistemas de Gestión independientes y paralelos, que organizaciones con Sistemas de Gestión Integrados? Pues porque a veces, muchas más de las que se debería dar, los Sistemas de Gestión son un fin en sí mismos, es decir, tenerlos y mantenerlos es el fin, y no sirven para lo que fueron creados, GESTIONAR. Así, nos encontramos con Sistemas de Gestión burocratizados, en departamentos independientes y, en muchos casos, con documentos duplicados.

Lo importante, desde nuestro punto de vista, es que los Sistemas de Gestión sean un medio para un fin, y no un fin si mismos. Por eso, aunque suponga un esfuerzo económico y de tiempo, una lucha contra el cambio interno por parte de nuestra organización, etc. integrar los sistemas de gestión ….

Existen varias publicaciones en las que te dan orientaciones y métodos para la integración de Sistemas de Gestión, la UNE 66177:2005 (Sistemas de gestión: una guía para la integración de los sistemas de gestión que incluye tres métodos denominados respectivamente método básico, método avanzado y método experto, aplicándose uno u otro en función de la madurez o experiencia que tenga la empresa en la gestión por procesos), la PAS 99 (una especificación de requisitos para sistemas integrados de gestión elaborada por la Institución Británica de Normalización (BSI)) o la NTP-576 (NTP 576: Integración de sistemas de gestión: prevención de riesgos laborales, calidad y medio ambiente).

También queremos destacar aquí que en pocos años será mucho más fácil integrar los Sistemas de Gestión, ya que todas las normas que se publiquen a partir de ahora por parte de ISO lo harán siguiendo el ANNEX SL.

¿Qué es el ANNEX SL? Es la nueva estructura de alto nivel que proporcionará un marco común a todos los sistemas de gestión, que ha sido diseñado para mejorar la consistencia y la alineación de los diferentes sistemas de gestión. Nos proporciona un marco para casar las diferentes subclaúsulas de las diferentes normas, siguiendo una estructura principal común.

En resumen, es un lenguaje común a todos los sistemas de gestión.

De hecho, existen Normas que ya han sido revisadas siguiendo el ANNEX SL (según se puede leer en www.iso.org):

ISO 30301:2011, Information and documentation – Management systems for records – Requirements (Harmonized with Annex SL)
ISO 22301:2012, Societal security – Business continuity management systems – Requirements (Harmonized with Annex SL)
ISO 20121:2012, Event sustainability management systems – Requirements with guidance for use (Harmonized with Annex SL)
ISO 39001, Road-traffic safety (RTS) management systems – Requirements with guidance for use (Currently being prepared for FDIS ballot with publication scheduled for September 2012 and in line with Annex SL)
ISO/IEC 27001, Information technology – Security techniques – Information security management systems – Requirements (Revision is currently being prepared for DIS ballot with publication scheduled for 2013, and in line with Annex SL)
ISO 55001, Asset management – Requirements (Currently on CD ballot with publication scheduled for 2014 and in line with Annex SL)
ISO 16125, Fraud countermeasures and controls – Security management system – Requirements (Currently on CD ballot with publication scheduled for 2013, and in line with Annex SL)

Y las nuevas ISO 9001 e ISO 14001 que se esperan para el 2015 ya se están revisando siguiendo este ANNEX SL, por lo tanto su integración será mucho más sencilla.

Ahora la cuestión es: si tengo Sistemas de Gestión independientes y paralelos, pero me había propuesto como meta integrarlos a lo largo de 2014, y ahora me dices que en un año y medio va a ser mucho más fácil integrarlos… ¿qué hago? ¿me espero?.

Nuestra opinión es que no. No debes esperar. Integra tus sistemas, reduce costes, tiempos, documentos, recursos utilizados, jornadas de auditoría… Aumenta tu eficiencia, y cuando lleguen las nuevas normas, también será más fácil el cambio, la aplicación de los nuevos requisitos.

Si quieres más información sobre las novedades de las Normas ISO 9001 e ISO 14001 que vienen para el 2015, puedes leer otras entradas en nuestro blog:

Imagen destacada: www.freepik.es

¡Fuera sistemas paralelos! Unifica ISO 9001 y APPCC

por HAZA CT | 13/02/14 | Sistemas de Gestión

No son pocas las empresas que tienen (como les obliga la Ley) un Sistema APPCC y un Sistema de Gestión de la Calidad basado en ISO 9001, totalmente independientes y paralelos.

La pregunta es ¿se pueden integrar ISO 9001 y APPCC? Pues claro que sí. Las normas de la serie ISO 9000 son de aplicación para cualquier tipo de industria, alimentaria o no, lo que implica una necesaria flexibilidad para poder adaptarlas a cualquier producto o servicio.

Una de las principales ventajas que reporta la integración es evitar la duplicación de documentación del Sistema de Gestión de la calidad ISO 9001 y APPCC, al integrarlos en el mismo sistema de gestión.

Un sistema APPCC y unas Prácticas Correctas de Higiene precisan de un conjunto de planes y documentos que establecen prácticas específicas, recursos y una secuencia de actividades a realizar. Por ello es necesario en ambos casos: