Llega el final del ciclo anual de tu sistema integrado de gestión, toca hacer la revisión por la dirección, y tienes un dilema, ¿hago una para calidad y otra para medio ambiente? o ¿hago una para ambos? Para nosotros la respuesta es la misma que damos siempre, una sola para todo. ¿Tu sistema está integrado, no?, ¡demuéstralo!
Tanto ISO 9001 (punto 5.6) como ISO 14001 (punto 4.6) tienen como requerimiento realizar la Revisión por la Dirección, y aunque sus requisitos no coinciden un cien por cien, sí que tienen los suficientes puntos en común como para poder realizar una única revisión que satisfaga a ambas Normas.
El propósito de estos requerimientos es el que el personal directivo de la organización establezca si el sistema integrado de gestión continua siendo adecuado para el propósito con el que se creó y, si no es así, tomar las medidas necesarias.
Ninguna de las dos normas marca la obligatoriedad de realizar un procedimiento documentado, por lo tanto, no somos partidarios de hacerlo, para no aumentar la burocracia que, por desgracia, muchas veces va asociada a dichos sistemas. Lo que sí te recomendamos es que sigas un método común, un proceso repetitivo año tras años, ya que los datos homogéneos te permitirá establecer comparaciones con revisiones anteriores y, así, analizar los progresos, en aras de la mejora continua.
Lo que si marcan las Normas es la necesidad de tener un registro de la revisión por la dirección. Dicho registro debe especificar la información de entrada (los asuntos que se han revisado y los datos usados) como base sobre la que se han adoptado los resultados (las decisiones y acciones que se han tomado, incluyendo los nombres de los responsables de su ejecución y la fecha en que serán completadas).
La información de entrada
Los resultados de las auditorías
Tanto las auditorías internas (todas las que se hayan realizado a lo largo de ese ciclo) como las externas (o de certificación).
También podemos tener en cuenta otras auditorías que hayamos recibido, como las proveedores.
Evaluación del cumplimiento de requisitos legales y otros requisitos
Esta evaluación es un requisito específico de ISO 14001.
Retroalimentación del cliente y comunicación con las partes interesadas
En ese caso debemos utilizar tanto el análisis de la satisfacción del cliente, como sus quejas, reclamaciones, etc. Teniendo presente que parte interesada es: Individuo o grupo de individuos involucrados con el desempeño ambiental de una organización, o afectados por dicho desempeño ambiental, debemos estudiar también si hemos recibido quejas y sugerencias en materia de medio ambiente, y las comunicaciones (informativas, consultivas o participativas) que nos hayan hecho nuestras partes interesadas.
Desempeño de los procesos, conformidad del producto y desempeño ambiental
Incluye aquí los resultados obtenidos en los indicadores de los procesos, así como los resultados del control operacional. También el análisis de los aspectos ambientales significativos y los resultados de los indicadores medioambientales.
Utiliza, siempre que puedas, datos numéricos, te servirá para realizar comparaciones con años anteriores y analizar tendencias.
Estado de las acciones correctivas y preventivas
Tanto las de calidad como las de medio ambiente. Aquí puedes hacer el análisis de No conformidades y su resolución, y de los planes de acción definidos para cerrar o prevenir dichas no conformidades.
Seguimiento de las acciones resultantes de revisiones previas
Si es la primera no tendrás esta información, pero si ya has hecho más de una, el seguimiento de esas acciones te darán mucha información valiosa para tu sistema.
Cambios que podrían afectar a tu sistema integrado de gestión
Incluyendo los cambios en las circunstancias (cambios en el equipo directivo, implantación de un nuevo modelo de negocio, …), y la evolución de los requisitos legales y otros requisitos medioambientales.
Las recomendaciones para la mejora
La recopilación de todas las recomendaciones para la mejora, por ejemplo:
- Participación más activa de los responsables de proceso, para llevar a cabo reuniones de evaluación de resultados.
-
Continuar con la simplificación de procedimientos y la reducción de formatos.
Resultados
Todas las decisiones y acciones tomadas para:
- La mejora de la eficacia del sistema integrado de gestión
- La mejora del producto o servicio, en relación a los requisitos del cliente
- Las necesidades de recursos
- Y, las relacionadas con posibles cambios en la política ambiental, objetivos y metas, y otros elementos ambientales, coherentes con el compromiso de mejora continua
Recuerda que ambas normas exigen que se haga la revisión por la dirección a intervalos planificados, pero no especifica cuales. Así que se pueden hacer varias al año, trimestralmente, o semestralmente, varias con una final, … lo que sea más adecuado para tu organización.
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