Auditorías a distancia. Auditando desde casa y en pijama 2ª parte

En enero de 2014, hace más de 6 años, publicamos un post titulado “Auditando… desde casa y en pijama. Las auditorías del futuro”. Hoy parece que la COVID-19 va a ser el desencadenante de unos cambios radicales en la forma de hacer las auditorías de los sistemas de gestión, o por lo menos de una parte de ellas.

¿Se pueden hacer las auditorías a distancia?

Para las auditorías de certificación existe un documento de la IAF (International Accrditation Forum) que establece los requisitos para un correcto uso de las tecnologías de la información y comunicación en las auditorías de certificación IAF MD 4 .

En este documento se dan ejemplos del uso de la tecnología durante las auditorías, como reuniones por teleconferencia, evaluación de documentos mediante acceso remoto, grabación de información y evidencias mediante video, o proporcionar acceso visual a ubicaciones remotas.

Seguro que ya sabéis que las entidades de certificación acreditada se han puesto las pilas, y en un tiempo récor han desarrollado procedimientos de auditorías a distancia, para poder seguir prestando el servicio sin dejar de aportar valor.

Y ¿qué hay de las auditorías internas? ¿Pueden realizarse a distancia?

Os podemos contar cómo las estamos haciendo nosotros.

1. Las tratamos como una presencial, cubriendo las mismas actividades:

  • Plan de auditoría.
  • Reunión de apertura.
  • Revisión documental.
  • Recopilar y verificar la información.
  • Generar los hallazgos de auditoría.

Además, fijamos previamente con nuestros clientes las herramientas TIC que vamos a utilizar. Si es posible, utilizamos las herramientas corporativas del cliente, a las que nos dan acceso temporal, para que la información no salga de sus servidores y se pueda asegurar su confidencialidad lo máximo posible.

2. Normas y claúsulas:

Como te puedes imaginar aquí está el quid de la cuestión.
En las normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 e ISO 45001:2018, las clausulas 4, 5, 6, 7, 9 y 10, se pueden auditar a distancia asegurando la disponibilidad de las personas que forman la organización del cliente, para ser entrevistados.
¿Qué ocurre con las clausulas 8 de estas normas? Pues depende de las actividades que realicen, pero en general no se puede asegurar que auditar a distancia cumpla con los objetivos de la auditoría.

En resumen, para nosotros, no ha sido posible realizar auditorías interna 100% a distancia, siempre planificamos una parte presencial (aproximadamente un 80% del tiempo a distancia y un 20%)

Algunos de los argumentos que mencionábamos en 2014, a favor del uso de auditorías a distacia, eran:

  • Un porcentaje importante del tiempo de una auditoría es empleado por los auditores en revisar documentos y hablar con los empleados claves de la organización auditada en función de la norma de que se trate.
  • Las tecnologías actuales permiten un contacto directo con el auditado en tiempo real y la transmisión inmediata de cualquier tipo de documentación o imagen.
  • Sólo un porcentaje del tiempo es realmente empleado por los auditores en recorrer las instalaciones, inspeccionar visualmente los procesos, hablar con los operarios, etc.
  • El ahorro económico de plantear sistemas mixtos en los que una parte de la auditoría se haga a distancia sería muy significativo.

Ninguno de esos argumentos ha cambiado en 2020, más bien las tecnologías de comunicación han mejorado en prestaciones y han abaratado su precio.

Argumentos poderosos en contra también existían, y existen, y por eso muchas entidades de certificació están desarrollando urgentemente directrices para abordar convenientemente aspectos como:

  • Proporción de tiempos adecuada entre la parte presencial y la parte “a distancia”.
  • Gestión de la confidencialidad de la información manejada “a distancia”.
  • Gestión segura de los registros generados en el proceso de auditoría.
  • Problemas tecnológicos con las conexiones de auditores y auditados.
  • Mayor dificultad para profundizar en las investigaciones y seguir la trazabilidad en el proceso de auditoría.

Por último, hay que destacar que el uso de las tecnologías puede ser útil, pero es imposible auditar a empresas que en estos momentos no están realizando sus actividades de forma habitual. ¿Cómo auditar un hotel por ejemplo … si están cerrados?

Es una lástima que estas metodologías tengan que ponerse al día en unas pocas semanas o meses y en una situación especialmente complicada, pero parece que lo que se está desarrollando actualmente llega para quedarse y, servirá de base para que en el futuro las auditorías tengan proporcionalmente una mayor parte a distancia.

En resumen, parece que la COVID 19 ha desencadenado la revisión de todos estos aspectos y el debate está candente sobre el método futuro de desarrollar las auditorías de sistemas de gestión. ¿Es una idea razonable incrementar la parte a distancia de las auditorías?. Por el contrario, ¿auditar así iría en contra de la calidad técnica de las auditorías? ¿Puede ser adecuado pero sólo para determinadas normas o sectores?. ¿Qué opinas tú? Te espero en los comentarios.

 

4 Comentarios

  1. Alfonso Serrano

    Realizar auditorias remotas se ha convertido en una necesidad para dar cumplimiento a los SG, en mi experiencia ya tenía programada mi auditoria interna pero la emergencia sanitaria se pospuso. Como encargado del área «convencí» a la organización para realizar una auditoria interna remota. En un principio querían verme quemado con leña verdad, como bruja de Salem. Pero al final de mi ponencia al comité de calidad me saque mi «as de la manga». La ISO 19011; desde su versión 2011, contiene la tabla de Métodos de auditoria, y de forma muy honesta, asumí la responsabilidad al comentar que está sería también mi primer auditoria a distancia con intervención humana, al final, se autorizó y creo que fue un éxito. Se ocuparon todos los mecanismos tecnológicos previstos, los planes de emergencia por fallos también fue aplicado, el método de presentación también funcionó, incluso nos pudimos dar cuenta que hay auditores internos que necesitan desarrollarse. La ventaja que tenemos es que el alcance del punto 8, es de servicio. Al final las revisiones a los procesos tuvieron muy buenos hallazgos de auditoria que van a servir para que nuestra organización pueda continuar con la auditoría de vigilancia por parte de nuestro organismo de certificación.

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    • HAZA CT

      Hola Alfonso,
      Qué interesante tu experiencia, ¿Crees que seguiréis haciendo las auditorías internas en remoto cuando acabe la pandemia? Hay organizaciones que tras la primera experiencia se están planteando auditar siempre en remoto algunas de sus actividades.
      Muchas gracias por tus comentarios.
      Un saludo,

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  2. julio cesar chan

    Que tal, interesante el punto de vista, pienso que el punto focal para que pueda tener éxito la auditoria a distancia se basará en la honestidad de los auditados, ya que al momento de presentar evidencias hablando en concreto de documentos y registros, si estos no están completos al 100% puede existir la posibilidad de que puedan ser corregidos , creo que se debe de hacer énfasis que la auditoria permite destacar las áreas de oportunidad que se encuentran y que les pueden permitir mejorar sus procesos, y no verlo como un requisito por cumplir nada mas. si se logra cambiar el enfoque puede ser efectiva la auditoria.

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    • HAZA CT

      Buenos días Julio César,
      Utilizar la auditoría como herramienta de mejora es esencial.
      Gracias por tus comentarios
      Un saludo

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