¿Cansado de tener tantos documentos en tu Sistema de Gestión que la mayor parte de tu tiempo te lo pasas rellenando papeles?
Adelgazar tu Sistema de Gestión es posible y sin dietas milagro, sólo siguiendo lo que nos pide la Norma ISO 9001 y teniendo un poco de sentido común.
Para empezar: ¿sabes cual es la documentación mínima en ISO 9001?. Es más ¿sabes realmente lo qué es un documento según ISO 9001:2008?
DEFINICIONES DE DOCUMENTOS
DOCUMENTO: información y su medio de soporte. EJEMPLO Registro (3.7.6), especificación (3.7.3), procedimiento documentado, plano, informe, norma.
NOTA 1 El medio de soporte puede ser papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón o una combinación de éstos.
NOTA 2 Con frecuencia, un conjunto de documentos, por ejemplo especificaciones y registros, se Denominan «documentación».
NOTA 3 Algunos requisitos (por ejemplo, el requisito de ser legible) están relacionados con todos los tipos de documentos, aunque puede haber requisitos diferentes para las especificaciones (por ejemplo, el requisito de estar controlado por revisiones) y los registros (por ejemplo, el requisito de ser recuperable).
PROCEDIMIENTO: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.
NOTA 1 Los procedimientos pueden estar documentados o no.
NOTA 2 Cuando un procedimiento está documentado, se utiliza con frecuencia el término “procedimiento escrito” o “procedimiento documentado”. El documento (3.7.2) que contiene un procedimiento puede denominarse «documento de procedimiento».
REGISTRO: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas (acta reunión, orden de compra, etc.).
DOCUMENTACIÓN MÍNIMA EN ISO 9001
La documentación necesaria, independientemente del tipo de soporte que apliquemos viene definida en la norma ISO 9001:2008 :
- Política de Calidad y objetivos de la calidad documentados (apartado. 4.2.1.a)
- Manual de Calidad (apartado 4.2.1 b)
- Procedimientos documentados tanto exigidos por la norma como los que la organización decida aplicar e incluir en el sistema de gestión (apartado 4.2.1 c)
- Cuantos documentos y registros se estimen necesarios para alcanzar la planificación, operación y control eficaces de los procesos (apartado 4.2.1 d)
- Instrucciones de trabajo que se consideren necesarias (apartado7.5.c)
- Planes de calidad, si se consideran necesarios (apartado 7.1 Nota 1)
VAMOS A APLICAR LA DIETA
Como toda buena dieta, tenemos que empezar por ponernos una meta. ¿Cuál va a ser la nuestra? Ajustarnos a algunos de los objetivos principales de la documentación de una organización, independientemente de que tenga o no implementado un Sistema de Gestión formal ( según el módulo de orientación del Subcomité ISO/TC 176/SC 2)
a) Comunicación de la información: como una herramienta para la comunicación y la transmisión de la información. El tipo y la extensión de la documentación dependerá de la naturaleza de los productos y procesos de la organización, del grado de formalidad de los sistemas de comunicación y de la capacidad de las personas para comunicarse dentro de la organización, así como de su cultura.
b) Evidencia de la conformidad: aporte de evidencia de que lo planificado se ha llevado a cabo realmente.
c) Compartir conocimientos: para difundir y preservar las experiencias de la organización. Un ejemplo típico sería una especificación técnica, que puede utilizarse como base para el diseño y desarrollo de un nuevo producto.
Los requisitos en cuanto a procedimientos los mínimos que la norma exige son:
- Procedimiento para el control de documentos (4.2.3)
- Procedimiento para el control de los registros de calidad (4.2.4)
- Procedimiento de planificación y realización de auditorias (8.2.2)
- Procedimiento de control de productos no conformes (8.3)
- Procedimiento de acciones correctivas(8.5.2)
- Procedimiento de acciones preventivas (8.5.3)
Que en realidad se quedan en 3:
- Procedimiento para el control de documentos y registros
- Procedimiento de planificación y realización de auditorias
- Procedimiento de control de no conformidades, acciones correctivas y acciones preventivas
¿El resto de los procedimientos…los necesitas todos? Aquí llega el sentido común. ¿Necesitas todos los demás procedimientos?
Está claro que si trabajas en una gran organización, o los procesos que se desarrollan en ella son muy complejos, vas a necesitar procedimientos documentales adicionales relacionados con la producción, por lo menos. Pero si tu caso es el de una organización pequeña, puedes trabajar sin más procedimientos, siempre y cuando sea capaz (tu organización) de proporcionar evidencia objetiva (de demostrar) que el Sistema de gestión de la Calidad ha sido implementado eficazmente.
Revisa, empezando por los que hace más tiempo que no se tocan (es síntoma de que son poco útiles ya que nadie los actualiza), pero sigue por los demás. Mira si es necesario dar tanto detalle o si de verdad, para probar la correcta implantación de tu sistema son necesarios tantos procedimientos.
Vamos a acabar hablado de registros, los que nos exige la Norma son:
- Registros sobre la educación, formación, habilidades y experiencia del personal (6.2.2)
- Revisión del sistema por la dirección (5.6.1)
- Evidencia de que los procesos de realización y el producto resultante cumplen los requisitos (7.1)
- Resultados de la revisión de los requisitos relacionados con el producto y de las acciones originadas por la misma (7.2.2)
- Resultados de la revisión del diseño y desarrollo de cualquier acción que sea necesaria (7.3.4)
- Elementos de entrada para el diseño y desarrollo (7.3.2)
- Resultados de la validación del diseño y desarrollo de cualquier acción que sea necesaria (7.3.6)
- Resultados de la verificación del diseño y desarrollo de cualquier acción que sea necesaria (7.3.5)
- Registros de la revisión de los cambios en el diseño y desarrollo y cualquier acción que sea necesaria (7.3.7)
- Resultados de las evaluaciones de proveedores y de cualquier acción necesaria que se derive de las mismas (7.4.1)
- Los registros requeridos por la organización, para demostrar la validacion de los procesos donde los productos resultantes no pueden verificarse mediante actividades de seguimiento y medición posteriores (7.5.2)
- Identificación única del producto (7.5.3)
- Registros de la pérdida, deterioro o tratamiento inadecuado de los bienes propiedad del cliente(7.5.4)
- La base empleada para la calibración o verificación de equipos de medición cuando no existen patrones de medición nacionaleso o internacionales (7.6)
- Validez de los resultados de las mediciones anteriores cuando no se detecte que el equipo de medición no está conforme con los requisitos (7.6)
- Resultados de la calibración y la verificación del equipo de medición (7.6)
- Resultados de la auditoria interna y de las actividades de seguimiento (8.2.2)
- Identificación de las personas responsables de la liberación del producto (8.2.4)
- Naturaleza de las no conformidades y de cualquier acción tomada (8.3)
- Resultados de las acciones correctivas (8.5.2)
- Resultados de las acciones preventivas (8.5.3)
Son muchos, ¿verdad? ¡Cuántos papelitos a rellenar! De esos, contéstame tú, cuáles tienen que ir ligados a procedimientos o tienen que tener una plantilla específica que rellenar.
Te voy a poner un ejemplo claro de que no son la misma cosa. Es requisito de la Norma tener registro de la Revisión por la Dirección, pero no tienes que tener una plantilla para hacerla. Puedes hacerla cada año (o cada semestre, trimestre, etc.) como quieras, siempre y cuando no hayas puesto por escrito que la vas a hacer siempre de una determinada manera. Ahí está el error, si pones por escrito que siempre que hagas la Revisión por la Dirección la haces en la plantilla con código X, que has definido… te estás obligando a ti mismo a hacerlo. Y eso pasa con todos.
En resumen, muchos de lo registros del listado anterior ya los tienes como resultado de la actividad diaria de tu organización, no te compliques la vida definiendo unas plantillas nuevas, que hay que rellenar, en muchos casos «además de».
Ya tienes las bases para lanzarte a la operación bikini… ¡A qué esperas!
Cuéntanos si estos consejos te han servido, nosotros también tenemos mucho que aprender todos los días y tu experiencia es imprescindible para ello.
Imagen destacada: www.freepik.es
Un articulo bastante interesante e instructivo. Gracias.
Muchas gracias y saludos,
Carmen Machado