por HAZA CT | 05/06/14 | Sistemas de Gestión
¿Tienes el GRASP?
En los últimos meses esta pregunta no ha resultado extraña entre las explotaciones agrícolas españolas, en concreto entre aquellas que tienen implantada la norma GlobalGAP.
El GRASP GlobalGAP no es como algunos pudieran pensar alguna especie de “WhatsApp” o cualquier otra aplicación. Es simplemente un módulo adicional que GlobalGAP ha desarrollado para que, de modo voluntario, las explotaciones agrarias puedan realizar una evaluación de riesgos en relación con sus prácticas sociales.
En concreto, GRASP GlobalGAP consta de 11 puntos de control que deben ser verificados en caso de que la explotación opte por implantar este módulo.
Los 11 módulos abarcan:
- Existencia de representante/s de los trabajadores ante la empresa.
- Procedimiento interno para la realización de reclamaciones.
- Auto-declaración de buenas prácticas sociales y comunicación de la misma.
- Conocimiento de las normas laborales aplicables.
- Contratos laborales de todos los trabajadores.
- Salarios.
- Justificación legal de los pagos de salarios.
- Inexistencia de trabajo de menores.
- Educación escolar obligatoria para niños de empleados que vivan en la explotación.
- Sistema de control de horas trabajadas, incluidas horas extras.
- Total de horas de acuerdo con la legislación / convenio.
Para los grupos de productores hay un requisito adicional en relación con la inclusión de GRASP en las evaluaciones internas del sistema de gestión de calidad. Igualmente hay una recomendación adicional sobre beneficios sociales.
Si bien se echa de menos algún aspecto concreto como haber incluido un requisito específico sobre la “no discriminación por razón de nacionalidad, sexo, raza, edad, etc.”, no cabe duda de que la inclusión de este módulo en GlobalGAP ayuda a abordar los temas sociales en las explotaciones agrícolas.
El logo que identifica las evaluaciones GRASP GlobalGAP es una mano sobre un fondo azul.
Razones para realizar una evaluación GRASP
Tal y como puedes leer en la página web de GlobalGAP existen muchas razones para realizar una evaluación GRASP GlobalGAP:
- Mejora el sistema de gestión social de su explotación.
- Fortalece los derechos de sus trabajadores y mejora su sentido de responsabilidad hacia su explotación.
- Reduce los costos de rotación ya que ayuda a conservar a los trabajadores buenos y calificados.
- Reduce los costos por accidentes y roturas ya que conduce a una comunicación clara.
- Crea un ambiente de trabajo positivo estableciendo condiciones y tareas más claras.
- Fomenta la participación de los trabajadores y lo ayuda a usted a innovar.
- Demuestra su compromiso con la responsabilidad social.
- Aumenta su estatus entre los proveedores y compradores.
- Reduce el riesgo de incurrir en incumplimientos en temas sociales.
- Puede hacerse conjuntamente con la auditoría GlobalGAP, por lo tanto ¡los costos adicionales son mínimos!
¿Quieres saber cuál es el nivel de cumplimiento de GRASP de tu organización? Contacta con nosotros y te diremos cómo.
Imagen destacada: www.freepik.es
por HAZA CT | 28/05/14 | Sistemas de Gestión
Como ya sabéis, parte del trabajo que llevamos años realizando consiste es la implantación de sistemas de gestión. Una característica común en todos ellos es la necesidad de controlar a nuestros proveedores, tanto de productos como de servicios (subcontratación), y, por desgracia, una de las quejas más comunes de las empresas con las que hemos colaborado es … ¿y de verdad tenemos que llevar un control?, eso es otro de los «papelitos» que nos pide la ISO, y que no sirven para nada.
¿Os suenan esos comentarios?
Vamos a ver qué te pide la Norma ISO 9001 (Sistemas de Gestión de la Calidad – Requisitos), la más implantada en España. Esta Norma dice en su punto 4.7.1: “La organización debe asegurarse de que el producto adquirido cumple los requisitos de compra especificados. El tipo y alcance del control aplicado al proveedor y al producto adquirido debe depender del impacto del producto adquirido en la posterior realización del producto o sobre el producto final.” (Al decir “producto” en esta norma, también se refiere a “servicio”).
Con ese párrafo, ISO 9001:2008 nos está dando la clave de por qué es importante el control a proveedores. Si lo que compramos o subcontratamos, si el producto adquirido o servicio subcontratado va a incidir directamente en la calidad de nuestro producto o servicio, comprar o subcontratar a quien no debemos puede hundir tu empresa.
Dos ejemplos:
- Proveedor de mensajería: en tu organización tenéis un producto de alta calidad y muy bien valorado por el mercado, pero utilizas un servicio de mensajería que por sistema no entrega en plazo tus pedidos. ¿Crees que afecta a tu calidad?
- Proveedor de tuercas especializadas en una cadena de montaje de coches: si fabricas coches y las tuercas que compras no cumplen con los requisitos solicitados, ¿podrás montar bien el coche?
Son dos ejemplos muy tontos, pero muy gráficos de lo que quiero trasmitir.
Me gustaría hacerte una pregunta ¿qué crees que sale más caro, los fallos detectados por el cliente o las medidas que se toman para evitar esos fallos? Para mi, está claro, salen mucho más caros los fallos detectados por el cliente.
Es obvio que si el producto o servicio comprado se integra en nuestro producto o servicio los controles a esos proveedores deben ser mucho más exhaustivos que si no. Está claro que si lo que tienes es una clínica de fisioterapia el proveedor de bolígrafos no afecta a tu servicio, pero el del aceite que utilizas en los masajes, sí.
¿Cómo se hace para llevar un buen control de proveedores?
No necesitas un procedimiento complicado, ni modelos de encuestas de evaluación de proveedores, ni nada parecido. Sigue un proceso como el siguiente y te será muy fácil:
Que cumple, sigues trabajando con él, que no… buscas otro que sí. Pero recuerda, sólo para aquellos que tengan un impacto en la realización de tu producto o en la ejecución de tu servicio.
La ISO no fue pensada para complicarte la vida, si no para darte herramientas para gestionar. Implantar un sistema de gestión te da todas las herramientas para mejorar y para demostrárselo a los demás.
por HAZA CT | 09/05/14 | Sistemas de Gestión
Si quieres que tu restaurante se diferencie de la competencia, una de las cosas que puedes hacer es implantar y certificar la norma ISO 9001. Conseguirás muchas ventajas:
- Tu imagen mejorará
- Podrás asegurar un alto nivel de satisfacción a tus clientes
- Fortalecerás tus procesos productivos
- Disminuirás tus costes de producción (menos mermas, menos desperdicios,…)
Implantar la norma ISO 9001 en un restaurante sigue los mismos pasos que la implantación en cualquier otro tipo de organización. Lo que hace diferente a tu negocio es que manipulas alimentos y tratas directamente con los clientes, sin intermediarios, y eso va a hacer que tengas que estar atento a cuestiones que, otro tipo de organizaciones, no tienen por qué.
5 PASOS A SEGUIR PARA IMPLANTAR ISO 9001 EN UN RESTAURANTE
Sé que has oído muchas cosas sobre la ISO 9001, que es sólo burocracia, que no vas a poder llevarla tú sólo, que te va a quitar mucho tiempo, que… me las sé todas, pero siguiendo estos 5 pasos podrás hacerlo. Vamos por ellos
#1 DIAGNÓSTICO
Antes de hacer nada lo primero que tienes que saber es cuál es tu punto de partida, tienes que saber dónde estás. Para ello, analiza uno a uno los requisitos de la Norma y compara con lo que ya tienes. Por experiencia te digo que te vas a sorprender, porque muchas cuestiones que te pide la Norma ya las haces, y ¡no lo sabías!.
Uno de los errores más comunes. cuando un restaurante se plantea implantar y certificar una Norma, es pensar que va a tener que cambiar muchas cosas. Nada más lejos de a realidad. La Norma está pensada para adaptarla a tus necesidades y no al contrario.
De este diagnóstico te saldrá un Plan de Acción, es decir, una serie de actividades que tienes que desarrollar en un periodo de tiempo fijado y con unos recursos (tiempo, recursos humanos y materiales) que tienes que dedicar para ello.
Fijarse unos plazos para llevar a cabo las acciones y que no se dilaten en el tiempo es tan importante como elegir a las personas adecuadas para llevarlas a cabo.
#2 DESARROLLO DEL PLAN DE IMPLANTACIÓN
Este paso tiene dos fases que interaccionan entre sí. Una de ellas es el desarrollo de la documentación del sistema y otra es la implantación (la puesta en práctica de la misma).
Ahora tienes que pararte a pensar un poco en ¿por qué existe nuestro negocio?, ¿qué propósito justifica la existencia continuada de nuestro negocio? y ¿hacia dónde quiero que vaya?. Es decir, te toca pensar en la misión y visión de tu restaurante. A partir de ello, y siguiendo los criterios que marca ISO 9001:2008 estarás en condiciones de definir la Política de Calidad.
La Norma ISO 9001:2008, textualmente, «promueve la adopción de un enfoque basado en procesos», pues lo primero que vas a tener que hacer es definir tu mapa de procesos. De forma genérica podrá ser uno como este:
Tomando como guía tu mapa de procesos, y los requisitos del Norma, empezarás a elaborar tu documentación, que contendrá como mínimo:
El Manual del sistema de gestión
Documento en el se lleva a cabo una presentación del restaurante, se incluye la política de calidad, el alcance de nuestro sistema de gestión y una breve descripción del mismo. Hay empresas que parten de un sistema de gestión propio, o de un modelo de negocio definido por ellos, y en este caso redactan el manual siguiendo este modelo. Lo habitual es hacerlo siguiendo los puntos de la norma, para facilitarnos el desarrollo del sistema.
Los requisitos en cuanto a procedimientos los mínimos que la norma exige son:
- Procedimiento para el control de documentos (4.2.3)
- Procedimiento para el control de los registros de calidad (4.2.4)
- Procedimiento de planificación y realización de auditorias (8.2.2)
- Procedimiento de control de productos no conformes (8.3)
- Procedimiento de acciones correctivas(8.5.2)
- Procedimiento de acciones preventivas (8.5.3)
No elabores más si no lo consideras necesario, evitarás burocratizar tu sistema de gestión.
Procedimientos operativos o instrucciones técnicas
aquí ya entramos directamente en lo que haces en tu restaurante y cómo lo haces. Los procedimientos o instrucciones más comunes en restauración son:
- Buenas prácticas de higiene del personal
- Manipulación de alimentos
- Buenas prácticas de limpieza del local
- Los relacionados con el menú y las materias primas: recetas, control de proveedores, almacenamiento, …
- Los relacionados con la elaboración de menús y servicio de alimentos: elaboración, servicio,recalentamiento,…Aquí es dónde se definen los estándares de servicio que te van a permitir tener siempre resultados iguales en el recibimiento del cliente, secuencia de servicio, servicio de los vinos, modos de presentar las mesas, …
Como puedes ver esta documentación es clave para tu restaurante, porque no sólo te va a permitir sistematizar tu forma de trabajar, es que además te va a dar las herramientas para poder saber cómo va tu restaurante y plantear acciones de mejora.
La forma de medir estos procedimientos es a través de indicadores, como los procedimientos son distintos según cada restaurante sólo puedo darte algunos indicadores como ejemplo, que te pueden servir de guía:
- Nº de clientes atendidos/Nº camareros en sala.
- Satisfacción de los Clientes.
- Reclamaciones de los Clientes.
- Tiempos de espera en la toma de comanda, o desde que se realiza la comanda hasta que se sirve al cliente.
A la vista de la información que te den los indicadores podrás tomar decisiones basándote en datos reales.
A la vez que los procedimientos deberás ir definiendo los registros que darán evidencia de que esos procedimientos se están usando. En algunos casos hará falta diseñas formatos que se cumplimentarán y en otros simplemente serán documentos de salida de las actividades que se llevan a cabo y no será necesario definir otros aparte.
Según se vayan definiendo los diferentes procedimientos y sus registros tendrás que ponerlos en marcha, y esto nos lleva al punto 3.
#3 FORMACIÓN E INFORMACIÓN
Formar e informar a todo el personal del restaurante en su sistema de gestión te va a dar dos beneficios destacables entre otros:
1. Todos van a conocer cómo funciona el restaurante y vas a implicar a todos en el funcionamiento del restaurante.
2. Van a perderle el miedo a la Norma ISO, esa que sólo viene a controlarnos… Si conocen la filosofía de la norma y lo que tú quieres conseguir implantándola, esos prejuicios desaparecerán.
No te estoy diciendo que te gastes una pasta en contratar una consultora que venga a darles lecciones de calidad. Esta formación se puede hacer internamente, con personal interno que forme al resto de la plantilla.
#4 AUDITORÍA INTERNA
Hay que hacer al menos una auditoría interna antes de llamar a la certificadora. Con ella verás el grado de madurez de tu sistema.
Al ser la primera, y al haber implantado tú mismo el sistema, te recomiendo que contrates un auditor externo a tu restaurante. Te dará información imparcial y sabrás realmente si tu restaurante está preparado para obtener el sello.
La información que se deriva de la auditoría interna es muy valiosa, ya que ésta es una herramienta de mejora que te servirá para comparar dónde estás en relación con dónde querías estar, y te señalará las cosas mejorables para lograrlo.
#5 SELECCIONA LA CERTIFICADORA
Ya está, ya tienes el sistema listo para certificarse, ahora debes elegir la certificadora que más se adapte a tus necesidades. Aquí sólo te voy a dar un consejo, asegúrate de que está acreditada, para no llevarte sorpresas. Siguiendo estos 5 pasos el éxito está asegurado.
Sólo me queda añadir que un sistema de gestión de la calidad no tiene fin, es decir, es un camino en el que paso a paso vamos identificando puntos de mejora utilizando como herramientas las auditorías, los indicadores y los planes de acción que derivan de ambos.
Ni decir tiene que ninguna empresa puede sobrevivir sin clientes, y un restaurante tampoco. Que los clientes vuelvan a tu restaurante depende del servicio que reciban y que conocer y mejorar día a día ese servicio es mucho más fácil con un sistema de gestión de la calidad. ¿Estás de acuerdo conmigo?
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