Esta semana vuelvo al tema de la definición de objetivos ya que, tanto mis compañeros como yo, nos seguimos encontrando con sistemas de gestión perfectamente implantados, con responsables que llevan años trabajando en ellos y empresas comprometidas con sus sistemas que año tras año tienen observaciones o no conformidades relacionadas con la definición de objetivos y el seguimiento de los mismos.
Como ya te he explicado en otros post (¿Estás listo para la definición de objetivos inteligentes (SMART)? o Acaba con la confusión entre objetivos e indicadores) para establecer los objetivos debes tener en cuenta las directrices básicas de la política (o políticas) de tu empresa. Pero sólo con eso, yo por lo menos no soy capaz, te va a costar mucho trabajo definir los objetivos anualmente.
Yo, además de la política, tengo en cuenta:
- La situación actual de la empresa y de los mercados en los que trabaja: igual en plena crisis duplicar las ventas es un objetivo demasiado ambicioso, ¿no?.
- El cumplimiento de los objetivos de años anteriores. Si no has cumplido en años consecutivos un mismo objetivo no insistas. Analiza a fondo las causas del incumplimiento. Los resultados de ese análisis te va ayudar a definir nuevos objetivos.
- Benchmarking. Si esta palabreja, que como vimos en Lo mínimo que debes saber sobre Benchmarking, significa Proceso continuo, que aplica a todas las funciones de la organización, que mide nuestros productos, servicios y actividades en general, con los de nuestros mejores competidores y/o aquellas organizaciones que son líderes en el mercado. En resumen, mira a ver en qué están trabajando otros con los que compites en el mercado.
- Los recursos con los que cuentas.
Tienes otra herramienta que da tu sistema, los indicadores de seguimiento de los procesos. Analiza los datos de tus indicadores y selecciona aquellos en los que quieras mejorar. Fija un valor objetivo para los elegidos y establece un plan de acción para conseguirlo. No olvides que los objetivos deben ser SMART (eSpecíficos, Medibles, Alcanzables, Realistas y acotados en el Tiempo), tal y como vimos en ¿Estás listo para la definición de objetivos inteligentes (SMART)?
Por último, y porque le da título a este post, quiero que veas una herramienta que yo he estado usando para definir objetivos, ya que es muy útil para desarrollar ideas, los mapas mentales. ¿Qué es un mapa mental? Un mapa mental es un diagrama usado para representar conceptos y sus relaciones entre ellos a través de palabras, frases, imágenes, símbolos, entre otros. Para hacer un mapa mental se parte de una idea principal que se coloca al centro y luego se van agregando los demás elementos dispuestos radialmente alrededor de la idea central.
Mapas mentales para definir objetivos
Yo lo que hago es poner en el centro la idea principal y en cada una de las ramas las ideas que me van viniendo a la cabeza, lo hago con papel y lápiz, porque me resulta mucho más fácil organizar así mis ideas, aunque existen programas informáticos para hacerlos. Si quieres saber más te recomiendo leer el post de Jerónimo Sánchez Qué son y cómo dibujar mapas mentales.
Aquí os dejo un ejemplo de mapa mental muy básico y genérico que puede servir para que veas de forma gráfica cómo usar un mapa mental para definir objetivos ambientales:
En este ejemplo yo he utilizado aspectos significativos y no significativos, para simplificar, pero se pueden, y se deben, usar otras "ramas" como pueden los procesos de organización, partes interesadas, …
Una vez tengas definidos los objetivos tendrás que establecerlos. Para ello responde siempre a estas preguntas:
- Qué quiero lograr: Objetivo.
- Hasta dónde quiero llegar: Meta.
- Cuánto tiempo voy a emplear: Plazo.
- Con qué lo voy a medir: Indicador.
Bueno, espero que los mapas mentales te sean tan útiles como a mí para definir objetivos. Me encantaría saber tu opinión o experiencia con ellos, así que, por favor, cuéntame cómo los usas tú.
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