Tienes un manual de calidad que nadie lee ni consulta, y yo creo que la razón estará entre una de estas:

• Es muy extenso, con muchas páginas.
• Lo escribiste pensando en los auditores y no en los trabajadores de tu empresa.
• El consultor que te ayudó a redactarlo te dió un modelo que contenía punto por punto toda la Norma ISO 9001.
• Lo tienes en una carpeta en papel en una estantería al lado de tu mesa.
• Desde que lo publicaste no has vuelto a revisarlo.
• Tienes miedo a reducirlo, vaya a ser que no pases la auditoría.

Seguro que se te ocurre alguna más, pero estas son las que yo me he encontrado más a menudo. 

En las últimas implantaciones en las que he colaborado, y también en auditorías de sistemas de calidad, he recomendado reducir los manuales a la mínima expresión. Sigue leyendo y convierte tu manual de calidad ISO 9001 en uno con sólo 5 páginas.

Voy a empezar por refrescarte la definición de Manual de Calidad, la que aparece en la Norma ISO 9000 Fundamentos y vocabulario:

Para seguir con los requisitos de la Norma ISO 9001: 2008:

Así que tu manual se puede convertir en un documento escueto que contenga:

1. El alcance de tu sistema de gestión.
2. Las exclusiones, si es que las hay.
3. El mapa de procesos de la organización.
4. El listado de los procedimientos, que te lo puedes ahorrar si lo incluyes en el mapa de procesos como puedes ver en este ejemplo:

5. Misión, visión y valores. Política de calidad. No es obligatorio, pero a mi me gusta incluirla, ya que al tener que revisarla una vez al año te va a obligar a revisar el manual, como mínimo, una vez al año.
6. Control del manual como documento. Si no lo has incluido en el procedimiento documentado de control de la documentación recuerda que tienes que definir:

• Quién lo redacta.
• Quién lo revisa.
• Quién lo aprueba.
• La distribución y comunicación del mismo (interna y externa).
• Dónde se archiva.
• Qué hacer con él cuando esté obsoleto.

Y eso es todo. Igual me he pasado cuando he dicho que podría quedarse en 5 páginas y puedes dejarlo en menos.

Imagen destacada:freepik 

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