Tienes un manual de calidad que nadie lee ni consulta, y yo creo que la razón estará entre una de estas:
- Es muy extenso, con muchas páginas.
- Lo escribiste pensando en los auditores y no en los trabajadores de tu empresa.
- El consultor que te ayudó a redactarlo te dió un modelo que contenía punto por punto toda la Norma ISO 9001.
- Lo tienes en una carpeta en papel en una estantería al lado de tu mesa.
- Desde que lo publicaste no has vuelto a revisarlo.
- Tienes miedo a reducirlo, vaya a ser que no pases la auditoría.
Seguro que se te ocurre alguna más, pero estas son las que yo me he encontrado más a menudo.
En las últimas implantaciones en las que he colaborado, y también en auditorías de sistemas de calidad, he recomendado reducir los manuales a la mínima expresión. Sigue leyendo y convierte tu manual de calidad ISO 9001 en uno con sólo 5 páginas.
Voy a empezar por refrescarte la definición de Manual de Calidad, la que aparece en la Norma ISO 9000 Fundamentos y vocabulario:
Para seguir con los requisitos de la Norma ISO 9001: 2008:
Así que tu manual se puede convertir en un documento escueto que contenga:
- El alcance de tu sistema de gestión.
- Las exclusiones, si es que las hay.
- El mapa de procesos de la organización.
- El listado de los procedimientos, que te lo puedes ahorrar si lo incluyes en el mapa de procesos como puedes ver en este ejemplo:
- Misión, visión y valores. Política de calidad. No es obligatorio, pero a mi me gusta incluirla, ya que al tener que revisarla una vez al año te va a obligar a revisar el manual, como mínimo, una vez al año.
- Control del manual como documento. Si no lo has incluido en el procedimiento documentado de control de la documentación recuerda que tienes que definir:
- Quién lo redacta.
- Quién lo revisa.
- Quién lo aprueba.
- La distribución y comunicación del mismo (interna y externa).
- Dónde se archiva.
- Qué hacer con él cuando esté obsoleto.
Y eso es todo. Igual me he pasado cuando he dicho que podría quedarse en 5 páginas y puedes dejarlo en menos.
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