La biblia de la auditoría de sistemas de gestión
El término AUDITORÍA en ISO 19011 Directrices para la Auditoría de Sistemas de Gestión define a la auditoría de Sistemas de Gestión como:
Una auditoría de sistema de gestión es una herramienta de gestión, que nos informa sobre el estado y la adecuación del sistema de gestión y nos aporta la confianza de que estamos cumpliendo con los requisitos del mismo. Además nos permite :
- Conocer grado de implantación.
- Evaluar la eficacia de nuestro Sistema de Gestión.
- Debe servir como Instrumento de apoyo en la toma de Decisiones y Actuaciones.
- Marcará las Pautas para la revisión de nuestra Política, Objetivos, Metas, Programas de Gestión, etc…
Los objetivos de una auditoría deSistema de Gestión son:
- Establecer que el Sistema de Gestión ha sido desarrollado y documentado.
- Verificar que el Sistema ha sido implantado y que está siendo seguido por la organización.
- Evaluar la eficacia en el cumplimiento de los requisitos y en el logro de las metas de gestión.
- Identificar las no conformidades y los puntos débiles del sistema.
- Asegurar que se corrigen los problemas, tanto los identificados como los potenciales
Existen diferentes razones para realizar una auditoría de Sistema de Gestión:
- Nuevo proveedor de un proceso clave de nuestra organización.
- Requisito contractual.
- Cambios en el Sistema.
- Incremento en los pedidos.
- Problemas (Calidad, Incidentes, …).
- Mantener la certificación.
- Auditoría programada.
Los beneficios que aporta una auditoría de sistema de gestión:
- Dar confianza a la dirección.
- Dar confianza a las partes interesadas.
- Observar problemas operacionales.
- Proveer oportunidad de mejora.
- Proveer retroalimentación para determinar acciones correctivas y preventivas.
Principios de la Auditoría
Los principios de la auditoría de Sistemas de gestión son dos: independencia y enfoque basado en la evidencia.
- Una auditoría es por definición: Independiente. La base para la imparcialidad de la auditoría y la objetividad de las conclusiones. Los auditores son independientes de la actividad que es auditada y están libres de sesgo y conflicto de intereses. Mantienen una actitud objetiva a lo largo del proceso de auditoría para asegurarse de que los hallazgos y conclusiones estarán basados sólo en las evidencias de la auditoría.
- Enfoque basado en la Evidencia. El método racional para alcanzar conclusiones de la auditoría fiables y reproducibles en un proceso de auditoría sistemático. Es verificable. Está basada en muestras de la información disponible, ya que una auditoría se lleva a cabo durante un período de tiempo delimitado y con recursos finitos. El uso apropiado del muestreo está estrechamente relacionado con la confianza que puede depositarse en las conclusiones de la auditoría.
Tipos de auditoría de Sistemas de Gestión
Los dos principales tipos de auditoría son:
- Auditoría Interna: auditoría llevada a cabo para evaluar el sistema de calidad de una organización dentro de control directo de su organización y de su estructura.
- Auditoría Externa: auditoría del sistema de calidad de una organización sin estar directamente dentro de su control y su estructura. Una auditoría de un cliente a un suministrador es un ejemplo de una Auditoría Externa. Las Auditorías Externas también pueden efectuarse por una tercera parte independiente (como es un organismo de certificación acreditado), que puede ser del sistema de calidad de la compañía o del de sus suministradores.
Otra clasificación, según la ISO 19001, puede ser según la complejidad del sistema:
- Auditoría Conjunta: cuando dos o más organizaciones auditoras cooperan para auditar la misma organización.
- Auditoría Combinada : cuando se audita al mismo tiempo dos sistemas integrados; por ejemplo, un Sistema de Gestión de la Calidad y un Sistema de Gestión Medioambiental.
La auditoría puede clasificarse también según su alcance y profundidad en:
- Auditoría de Sistema: Auditoría que evalúa la eficacia del sistema de calidad global conformado por todos los procesos de gestión, de realización y de apoyo. Es el caso de una auditoría a una organización completa, por ejemplo, para fines de certificación por un organismo acreditado.
- Auditoría de Proceso: Auditoría que evalúa la eficacia del sistema de calidad en cuanto aplicable a un proceso o a una actividad específica. Es el caso de una auditoría al proceso de Compras o al proceso de Fabricación. La ventaja de este tipo de auditoría es que se evalúa el proceso y sus interrelaciones.
- Auditoría de Producto/Servicio: Este tipo de auditoría se utiliza para verificar la conformidad de un producto o servicio con los requisitos especificados, tales como los requisitos de diseño, las especificaciones técnicas y los requisitos reglamentarios y legales.
Conceptos relacionados con la auditoría de Sistemas de Gestión
Según 19011 los hallazgos pueden indicar tanto conformidad o no conformidad con los criterios de auditoría como oportunidades de mejora.
Tipos de Hallazgos
- No Conformidades (Todo lo que siempre has querido saber sobre No Conformidades): Se incumplen los requisitos. Para resolverlas se pueden utilizar las
- Observaciones: Se detecta un fallo aislado, que se puede subsanar con una acción.
- Oportunidades de Mejora: Diferencia entre la situación óptima y la realidad
- Buenas Prácticas: Se cumple más allá de los requisitos.
Alcance de la auditoría. Como ejemplo de alcances podemos tener:
- Sitios o sedes de la organización.
- Partes de la organización.
- Productos implicados
Criterio de la auditoría
- Norma.
- Especificación contractual.
- Documentación del Sistema de Gestión.
- Plan del Sistema de Gestión.
- Otros definidos por la organización.
Plan de auditoría. Como mínimo incluirá:
- Alcance.
- Criterios de la auditoría.
- Equipo auditor: incluyendo los requisitos del equipo auditor.
- Fechas y duración de la auditoría.
- Mapa de procesos.
- Programa detallados: sin olvidarnos de que hay que cubrir los turnos de la organización.
Reuniones
A lo largo de una auditoría, sea del tipo que sea, se desarrollan diferentes reuniones, con diferentes objetivos cada una de ellas. En algunas participan sólo los auditores y en otras auditores y auditados.
- Reunión de apertura y cierre: Se celebran al empezar y acabar la auditoría, y aunque en la primera de ellas se presenta al equipo auditor y se explica como se va a desarrollar la auditoría, y el la de cierre se trata principalmente de explicar los hallazgos, se presenta el informe de auditoría y los pasos a seguir posteriormente, ambas tienen unas características comunes.
- El auditor jefe debe llevar estas reuniones preparadas previamente, para no dejarse atrás ninguna cuestión.
- En la de apertura se debe tener lista una agenda.
- Se toma nota de los asistentes.
- Participa todo el equipo auditor y la alta dirección de la organización auditada (como mínimo el representante de la dirección).
- El auditor jefe dirige la reunión
- Reuniones de retroalimentación: se desarrollan a lo largo de la auditoría y sirven para explicarles a los auditados cómo va la misma. Con estas reuniones nos evitaremos sorpresas y discusiones sobre los hallazgos al final de la auditoría.
- Participan el Responsable del Sistema de Gestión (representante de la dirección) y otros Directores o Responsables de la organización.
- Se revisan los hallazgos de auditoría.
- Se discuten las no conformidades.
- Acordar acciones correctivas, si es pertinente.
- Reuniones de enlace: Las realiza el equipo de auditor a lo largo de la auditoría para:
- Asegurar un proceso de auditoría sin complicaciones.
- Asegurar que el alcance de la auditoría sea cubierto
- Reunir los hallazgos.
- Revisar las no conformidades.
- Reunión de enlace final del equipo auditor: se realiza previamente a la de cierre de auditoría y en ella:
- Se preparar la reunión de cierre.
- Se revisar y reunen los hallazgos.
- Se discuten las recomendaciones, si aplican.
- Se preparar el informe final de auditoría.
En HAZA somos Auditores de Certificación de Sistemas de Gestión, lo que quiere decir que poseemos todo el conocimiento práctico para realizar auditorías, así que te podemos ayudaros con las tuya. Contacta con nosotros y te haremos un propuesta, sin compromiso, por supuesto.
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