En las últimas auditorías internas que hemos realizado nos hemos encontrado cada vez más empresas que se han visto obligadas a recortar su personal, asignando las tareas propias del Responsable del Sistema de Gestión a personas sin capacitación en estos temas, añadiendo, además, estas tareas a las suyas, propias de su perfil profesional. Una solución sería la externalizar tu sistema de gestión.
Además, el recorte de personal en las Organizaciones también suele provocar cambios estructurales de importancia. Las consecuencias sobre los Sistemas de Gestión de estas empresas son, en muchos casos, Sistemas desactualizados, no ajustados a las nuevas circunstancias de la Organización y frustración en los Responsables de los Sistemas al no tener herramientas para poder integrar los cambios en Sistemas que en muchas ocasiones, nunca han estado verdaderamente adaptados a la Empresa.
Una de las posibles soluciones a este problema es la externalización del Sistema de Gestión, es decir, recurrir a una Empresa externa especializada en Sistemas de Gestión que actualice y se haga cargo del vuestro.
Las ventajas que os puede reportar son las siguientes:
1. Profesionales se hacen cargo de tu Sistema y hacen un uso adecuado de él.
Externalizar vuestro Sistema de Gestión os dará la seguridad de que vuestros procesos se llevan a cabo de forma eficiente y con tiempos de respuesta rápidos, ya que el proveedor está especializado en las actividades que ha de llevar a cabo. Esta especialización le permite a la empresa externa ofrecer un servicio de calidad superior y en este caso, además, va a permitir a vuestra Empresa ofrecer un producto o servicio de calidad superior.
2. Adaptación permanente del Sistema de Gestión a las necesidades de la Organización y a los cambios normativos y legales.
Así, por un lado, tendréis la seguridad de que vuestro Sistema está permanentemente actualizado, y además, se pueden acometer con facilidad proyectos de ampliación o modificación del mismo, como respuesta a cambios en las en las necesidades (peticiones) de vuestros Clientes o en el entorno. Por ejemplo, si estáis certificados en ISO 9001, os será más fácil encarar ampliar vuestro sello a ISO 14001 u OHSAS 18001, sin necesidad de atravesar procesos de selección o capacitación del personal.
3. Dedicar a los Recursos Humanos de la Empresa a las tareas clave de tu negocio.
Así, con los mismos recursos se podrían atener nuevas necesidades y retos planteados por vuestros Clientes. También puede suponer un incremento en la eficiencia y productividad de vuestras actividades, al descargar a los trabajadores de responsabilidades en actividades no pertenecientes al corazón de vuestro negocio.
4. Reducción de costes.
Externalizar el Sistema de Gestión os puede reportar importantes ahorros en tiempo, esfuerzo, mano de obra, formación, … contar con personal interno para desarrollar esta actividad os supone un coste fijo, con independencia del uso que se haga de este servicio, en cambio, con un servicio externo se paga por lo que se contrata.
5. Soporte profesional para defender el Sistema en las auditorías de tercera parte (Certificación).
En nuestro caso, por lo menos, nuestros técnicos además de tener una amplia experiencia en Sistemas de Gestión (más de 15 años) son auditores IRCA calificados como Auditores en Entidades de Certificación; lo que os da la garantía de la obtención y mantenimiento de cualquier certificado.
¿Estáis de acuerdo? Esperamos vuestros comentarios.
Si estáis interesados en saber más de este tema o en Externalizar vuestro Sistema de Gestión, podéis contactar con nosotros a través del formulario, nos encanta colaborar con vosotros.
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Imágenes: www.freepik.es
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