Tradicionalmente los auditores, tanto internos como externos, usan la norma, punto por punto, para auditar los sistemas de gestión. Pero desde que se incluyó en la Norma ISO 9001, la gestión por procesos, ¿no crees que tiene mucho más sentido hacer las auditorías por procesos?
Tienes un manual de calidad que nadie lee ni consulta, y yo creo que la razón estará entre una de estas:
Seguro que se te ocurre alguna más, pero estas son las que yo me he encontrado más a menudo.
En las últimas implantaciones en las que he colaborado, y también en auditorías de sistemas de calidad, he recomendado reducir los manuales a la mínima expresión. Sigue leyendo y convierte tu manual de calidad ISO 9001 en uno con sólo 5 páginas.
Voy a empezar por refrescarte la definición de Manual de Calidad, la que aparece en la Norma ISO 9000 Fundamentos y vocabulario:
Para seguir con los requisitos de la Norma ISO 9001: 2008:
Así que tu manual se puede convertir en un documento escueto que contenga:
Y eso es todo. Igual me he pasado cuando he dicho que podría quedarse en 5 páginas y puedes dejarlo en menos.
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Llega el momento, tienes auditoría y sigues teniendo dudas sobre cómo estás haciendo las cosas, en concreto tienes preguntas sobre la documentación de tu sistema de gestión. Pues ha llegado el momento de acabar con esas dudas.
Todo el mundo conoce las ventajas de la integración de Sistemas de Gestión, como pueden ser:
Y podríamos seguir con la lista. Entonces ¿si es tan buena la integración… por qué sigue habiendo muchas más organizaciones con Sistemas de Gestión independientes y paralelos, que organizaciones con Sistemas de Gestión Integrados? Pues porque a veces, muchas más de las que se debería dar, los Sistemas de Gestión son un fin en sí mismos, es decir, tenerlos y mantenerlos es el fin, y no sirven para lo que fueron creados, GESTIONAR. Así, nos encontramos con Sistemas de Gestión burocratizados, en departamentos independientes y, en muchos casos, con documentos duplicados.
Lo importante, desde nuestro punto de vista, es que los Sistemas de Gestión sean un medio para un fin, y no un fin si mismos. Por eso, aunque suponga un esfuerzo económico y de tiempo, una lucha contra el cambio interno por parte de nuestra organización, etc. integrar los sistemas de gestión ….
Existen varias publicaciones en las que te dan orientaciones y métodos para la integración de Sistemas de Gestión, la UNE 66177:2005 (Sistemas de gestión: una guía para la integración de los sistemas de gestión que incluye tres métodos denominados respectivamente método básico, método avanzado y método experto, aplicándose uno u otro en función de la madurez o experiencia que tenga la empresa en la gestión por procesos), la PAS 99 (una especificación de requisitos para sistemas integrados de gestión elaborada por la Institución Británica de Normalización (BSI)) o la NTP-576 (NTP 576: Integración de sistemas de gestión: prevención de riesgos laborales, calidad y medio ambiente).
También queremos destacar aquí que en pocos años será mucho más fácil integrar los Sistemas de Gestión, ya que todas las normas que se publiquen a partir de ahora por parte de ISO lo harán siguiendo el ANNEX SL.
¿Qué es el ANNEX SL? Es la nueva estructura de alto nivel que proporcionará un marco común a todos los sistemas de gestión, que ha sido diseñado para mejorar la consistencia y la alineación de los diferentes sistemas de gestión. Nos proporciona un marco para casar las diferentes subclaúsulas de las diferentes normas, siguiendo una estructura principal común.
En resumen, es un lenguaje común a todos los sistemas de gestión.
De hecho, existen Normas que ya han sido revisadas siguiendo el ANNEX SL (según se puede leer en www.iso.org):
Y las nuevas ISO 9001 e ISO 14001 que se esperan para el 2015 ya se están revisando siguiendo este ANNEX SL, por lo tanto su integración será mucho más sencilla.
Ahora la cuestión es: si tengo Sistemas de Gestión independientes y paralelos, pero me había propuesto como meta integrarlos a lo largo de 2014, y ahora me dices que en un año y medio va a ser mucho más fácil integrarlos… ¿qué hago? ¿me espero?.
Nuestra opinión es que no. No debes esperar. Integra tus sistemas, reduce costes, tiempos, documentos, recursos utilizados, jornadas de auditoría… Aumenta tu eficiencia, y cuando lleguen las nuevas normas, también será más fácil el cambio, la aplicación de los nuevos requisitos.
Si quieres más información sobre las novedades de las Normas ISO 9001 e ISO 14001 que vienen para el 2015, puedes leer otras entradas en nuestro blog:
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En la implantación y certificación de un SGA uno de los puntos clave es la evaluación del cumplimiento legal ISO 14001. De hecho no sólo para ISO 14001, también para EMAS:
Punto 4.3: Planificación
«4.3.2 Requisitos legales y otros requisitos. La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para:
a) identificar y tener acceso a los requisitos legales aplicables y otros requisitos que la organización suscriba relacionados con sus aspectos ambientales; y
b) determinar como se aplican estos requisitos a sus aspectos ambientales.
La organización debe asegurarse de que estos requisitos legales aplicables y otros requisitos que la organización suscriba se tengan en cuenta en el establecimiento, implementación y mantenimiento de su sistema de gestión ambiental.»
Punto 4.5: Verificación.
«4.5.2 Evaluación del cumplimiento legal.
4.5.2.1 En coherencia con su compromiso de cumplimiento, la organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para evaluar periódicamente el cumplimiento de los requisitos legales aplicables.
La organización debe mantener los registros de los resultados de las evaluaciones periódicas.
4.5.2.2 La organización debe evaluar el cumplimiento con otros requisitos que suscriba. La organización puede combinar esta evaluación con la evaluación de cumplimiento legal mencionada en el apartado 4.5.2.1, o establecer uno o varios procedimientos separados.
La organización debe mantener los registros de los resultados de las evaluaciones periódicas.
ANEXO I. ANÁLISIS MEDIOAMBIENTAL.
El análisis medioambiental abordará las áreas siguientes:
1. Indicación de los requisitos legales aplicables en materia de medio ambiente.
Además de confeccionar una lista de los requisitos legales aplicables, la organización debe indicar, asimismo, cómo pueden proporcionarse pruebas del cumplimiento por su parte de los diferentes requisitos.
ANEXO II. REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN MEDIOAMBIENTAL Y ASPECTOS ADICIONALES QUE DEBEN TRATAR LAS ORGANIZACIONES QUE APLICAN EMAS.
Los requisitos del sistema de gestión medioambiental aplicables con arreglo a EMAS son los establecidos en la sección 4 de la norma EN ISO 14001:2004, pero ADEMÁS, las organizaciones registradas en EMAS deben tratar una serie de ASPECTOS ADICIONALES directamente vinculados con algunos elementos de la sección 4 de la norma EN ISO 14001:2004, entre los que se encuentran los siguientes:
«B.2. RESPETO DE LA LEGISLACIÓN.
Las organizaciones que quieran registrarse en EMAS deben poder demostrar que:
Está claro que la evaluación del cumplimiento legal es fundamental, y uno de los requisitos más difíciles de cumplir.
El ciclo sería el siguiente, tal y como vimos en el post Cumplimiento de la legislación ambiental, para poder certificarte en ISO 14001, ¿tienes que cumplirlo todo?:
Para cumplir con las etapas 2 y 3 del esquema anterior te proponemos:
Te recomendamos que utilices una tabla de este tipo para registrar fácilmente los requisitos legales y su evaluación del cumplimiento:
Por último nos gustaría comentarte que en una auditoria de certificación, los auditores, no tienen que hacer una evaluación directa del cumplimiento legal, ni una auditoría del cumplimiento legal, ya que esta función le corresponde a las autoridades medioambientales. Lo que sí van a revisar es:
Así que, lo que si tienes que hacer es establecer los procedimientos necesarios para cumplir con lo anterior, y asegurarte de que las personas que evalúan el cumplimiento legal sean competentes para hacerlos.
Sólo nos queda decirte que nosotros somos especialistas en el análisis de tu cumplimiento legal, así como en la actualización y el mantenimiento del mismo. Contacta con nosotros y te contaremos como podemos ayudarte.
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