La planificación en la norma ISO 9001 2015. Cláusula 6. ¿Quién se ha llevado mi ISO?

15/10/2015

Esta semana te vamos a explicar una de las cláusulas clave dentro de la revisión 2015 de la Norma ISO 9001, la número 6, planificación.

Qué significa planificación en la norma ISO 9001 2015, pues que la organización debe establecer, implementar, mantener y mejorar continuamente un Sistema de Gestión de la Calidad (SGC), incluyendo los procesos necesarios y sus interacciones de acuerdo con los requisitos de esta norma.

Esta cláusula incluye tres subcláusulas:

Cláusula 6- Planificación ISO 9001 2015

Vamos a verlas detalladamente.

6.1 Acciones para abordar riesgos y oportunidades

Si recordáis de entradas anteriores, esta es la tercera vez en la revisión 2015 que se hace mención a riesgos y oportunidades (cláusula 4 y cláusula 5). En esta ocasión ya entramos en faena, ya que la norma te pide que cuando vayas a planificar tu SGC consideres (tengas en cuenta) las cuestiones referidas en el apartado 4.1 (comprensión de la organización y su contexto) y los requisitos referidos en el apartado 4.2 (comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas), y determinar los riesgos y oportunidades que es necesario abordar, ¿para qué?, pues con el fin de:

a) asegurar que el SGC pueda lograr sus resultados previstos;

b) aumentar los efectos deseables;

c) prevenir o reducir efectos no deseados;

d) lograr la mejora.

Así tu organización debe planificar:

a) las acciones para abordar esos riesgos y oportunidades que, dato IMPORTANTE, deben ser proporcionales al impacto potencial en la conformidad de los productos y servicios.

b) la manera de:

1) integrar e implementar las acciones en los procesos del SGC (subcláusula 4.4 Sistema de gestión del calidad y sus procesos);

2) evaluar la eficacia de estas acciones.

Resumiendo los pasos que tienes que seguir, según la norma, son los siguientes:

Cláusula 6 Planificación ISO 9001 2015

¿Cómo abordar los riesgos?

La norma en la NOTA 1 te echa una mano con este tema y te dice que Las opciones para abordar los riesgos pueden incluir: evitar riesgos, asumir riesgos para perseguir una oportunidad, eliminar la fuente de riesgo, cambiar la probabilidad o las consecuencias, compartir el riesgo o mantener riesgos mediante decisiones informadas. Pero como ves, no dice nada de la forma en que se deben identificar o evaluar ni riesgos ni oportunidades, no hay ningún requisito en cuanto a métodos ni la necesidad de tener un proceso documentado de gestión / evaluación de riesgos.

Como ya te explicamos en un post publicado en octubre de 2014 (Las claves del pensamiento basado en riesgos (ISO 9001:2015) ) lo que la norma exige es un enfoque al pensamiento basado en riesgos y NO un sistema para gestionar riesgos. Da ahora en adelante, en la gestión por procesos tendrás que incluir una determinación de las entradas y salidas esperadas, su seguimiento y medición (indicadores) y la identificación de los riesgos de no obtener los resultados esperados. Y lo mismo ocurre con las oportunidades, hay que identificarlas en la fase de planificación, con el fin de aumentar su impacto o su posibilidad de ocurrencia)

Así lo que tienes que hacer es:

1º. Analiza y prioriza los riesgos y oportunidades que afectan a tu organización, decidiendo cuáles son aceptables y cuáles no; sobre qué oportunidades deberías actuar (por que sean asequibles, factibles, viables, etc.). El método deberás elegirlo tú, en función del tipo de organización en la que trabajes, su tamaño, localización, vamos, en función de todo aquello que analizaste en las cláusulas 4 y 5. Puedes incluso guiarte con la norma UNE-ISO 31000:2010 Gestión del riesgo. Principios y directrices.

Define un plan de acción para abordar los riesgos y oportunidades. Cómo puedes evitar los riesgos, eliminarlos o mitigarlos; cómo puedes hacer realidad las oportunidades

3º. Implementa el plan, pasa a la acción.

4º. Revisa la efectividad de las acciones definidas, ¿realmente han funcionado?

5º. Aprende de la experiencia, vamos, aplica la mejora continua.

6.2 Objetivos de la calidad y planificación para lograrlos

La verdad es que esta cláusula de la revisión 2015 es muy similar a la que aparecía en el punto 5.4.1 de la versión 2008.

Tus objetivos tienen que ser coherentes con la política de calidad (como antes), ser medibles (como antes), tener en cuenta los requisitos aplicables (como antes), ser objeto de seguimiento (esto es nuevo), comunicarse (esto también) y actualizarse según corresponda (y esto también).

Además, aunque yo creo que ya lo estarías haciendo así (y si no lee nuestra entrada ¿Estás listo para la definición de objetivos inteligentes (SMART)? https://www.hazaconsejerostecnicos.com/definicion-de-objetivos/), para planificar cómo lograr tus objetivos vas a tener que determinar qué se va a hacer (acciones), qué recursos se requieren para hacerlo, quién será el responsable, cuándo se finalizará (alcanzará) y cómo se van a evaluar los resultados.

Te proponíamos algo así:

Definición de objetivos SMART

Es perfectamente válida para documentar los objetivos de la calidad, ya que hay que mantener información documentada sobre ellos.

6.3 Planificación de los cambios

Para acabar por hoy vamos a entrar a analizar una de las cláusulas nuevas de la revisión 2015, aunque en realidad es una ampliación del requisito 5.4.2 (b) de la ISO 9001:2008, al que, la verdad no se le hacía mucho caso.

Ahora tendrás planificar los cambios que ocurran en la organización, tomando en cuenta: las consecuencias (potenciales) de los cambios, la integridad del SGC, la disponibilidad de recursos y la asignación de responsabilidades.

No es fácil de implantar, pero sí que es una subcláusula importante, sobre todo en el entorno tan cambiante en que vivimos.

Por hoy, lo vamos a dejar aquí, aunque estamos deseosos de saber tu opinión, tu enfoque y tus dudas, respecto a la cláusula 6 de la revisión 2015, así que esperamos tus comentarios.

Si te ha gustado, por favor, compártelo con las personas a las que crees les puede ayudar en la transición de las normas. Nos vemos la semana que viene.

5 Comentarios

  1. Pamelita

    Estimada
    Ahora que con la nueva versión de la norma ISO 9001 se hizo más explícito que cada cambio se debe planificar, por lo que estoy complicada:
    1.-¿Cada cambio se debe planificar considerando las letras a a d de la norma, esto debiese quedar registrado?
    2.-Lo anterior quiere decir que ¿estos son ejemplos de cambios que se deben gestionar de acuerdo al punto 6.3 de la norma?:
    -Cuando se despide o contrata un trabajador
    -Cuando se contrata un nuevo proveedor
    -Se incorpora una nueva máquina en un taller de producción
    -Se agrega un nuevo producto como material a granel
    -Postulamos a una nueva licitación, para abrir nuevos contratos comerciales con nuevos clientes
    -Se modifica una máquina de producción
    -Se cambian las metas de calidad para el año siguiente
    -Se incorporan nuevas especificaciones técnicas, nuevos procedimientos
    3.-¿Todo esto y mucho más debe quedar registrado considerando el propósito, las consecuencias, los recursos, las responsabilidades? Ya que siempre se había organizado mediante correos electrónicos, reuniones de jefaturas con el Gerente General (dueño) que no quedan registradas, se organizan y luego rinden cuentas mediante otras reuniones.
    4.-¿Cada acción debe quedar evidenciada su planificación?.
    No sé cómo implementarlo, ya que la Gerencia y las jefaturas no están «acostumbradas» a que «se metan en sus acciones o actividades». Y si confecciono una planilla para que vayan dejando registradas estas acciones encontrarán que será más trabajo al que tienen.
    Favor quisiera saber cómo lo ha abordado usted, y qué cambios son los que han considerado para llevar esta metodología según la norma ISO 9001:2015

    Responder
  2. Lucia

    Buenas noches, me ha gustado mucho la forma de explicar los punto quisiera hacerle una consulta respecto a los cambios, si el área de mantenimiento adelantan sus mantenimientos preventivos lo cual fue aprobado por los responsables, pero este cambio generó que en se incrementen las paras e incumpla con el indicador del área de mantenimiento podemos decir que es una no conformidad!? si nos acogemos a que los cambios deben ser controlados y sus consecuencias adversas , cabe indicar que no afecto a los otros procesos productivos el adelantar los mantenimiento preventivos. Muchas gracias por su respuesta

    Responder
    • HAZA CT

      Buenas tardes Lucía,
      Muchas gracias por la pregunta, es muy interesante.
      Bajo mi punto de vista, y con los escasos datos de los que dispongo, sí que parece que lo lógico sería abrir una no conformidad como herramienta para analizar las causas de los paros y cómo solucionarlos.
      Un saludo,
      Carmen Machado

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  3. Samara

    Me podría decir donde aplica y donde no aplica la planificacion del ISO 9001:2015 dentro de una organización?

    Responder
    • HAZA CT

      Buenas tardes Samara,
      La verdad es que no entiendo muy bien tu pregunta, me imagino que te refieres a qué se planifica y qué no. Si es eso, la norma te indica lo que tienes que planificar como mínimo acciones de control de aspectos ambientales significativos, obligaciones de cumplimiento y sus riesgos y oportunidades; y las acciones para alcanzar objetivos y metas.
      Un saludo,
      Carmen Machado

      Responder

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