Sistemas de Gestión Integrados, el todo en uno

Sistemas de Gestión Integrados, el todo en uno

Todo el mundo conoce las ventajas de la integración de Sistemas de Gestión, como pueden ser:

  1. Disminuir el número de documentos y registros, al unificarlos y homogeneizarlos.
  2. Unificar  los  criterios de gestión: homogeneizar actuaciones, responsabilidades, terminologías y evitar duplicidades innecesarias.
  3. Integración del control de la gestión: entre otras muchas ventajas destaca el aumento de la eficacia en la toma de decisiones, al disponer de una única visión global de los procesos integrados.
  4. Reducción de costes: disminución del uso de recursos materiales y de tiempo del personal. Nos gustaría destacar aquí un ahorro considerable en recursos y tiempo: disminuyen el número de jornadas de auditoría.

Y podríamos seguir con la lista. Entonces ¿si es tan buena la integración… por qué sigue habiendo muchas más organizaciones con Sistemas de Gestión independientes y paralelos, que organizaciones con Sistemas de Gestión Integrados? Pues porque a veces, muchas más de las que se debería dar, los Sistemas de Gestión son un fin en sí mismos, es decir, tenerlos y mantenerlos es el fin, y no sirven para lo que fueron creados, GESTIONAR. Así, nos encontramos con Sistemas de Gestión burocratizados, en departamentos independientes y, en muchos casos, con documentos duplicados.

Lo importante, desde nuestro punto de vista, es que los Sistemas de Gestión sean un medio para un fin, y no un fin si mismos. Por eso, aunque suponga un esfuerzo económico y de tiempo, una lucha contra el cambio interno por parte de nuestra organización, etc. integrar los sistemas de gestión ….

Existen varias publicaciones en las que te dan orientaciones y métodos para la integración de Sistemas de Gestión, la UNE 66177:2005 (Sistemas de gestión: una guía para la integración de los sistemas de gestión que incluye tres métodos denominados respectivamente método básico, método avanzado y método experto, aplicándose uno u otro en función de la madurez o experiencia que tenga la empresa en la gestión por procesos),  la PAS 99 (una especificación de requisitos para sistemas integrados de gestión elaborada por la Institución Británica de Normalización (BSI)) o la NTP-576 (NTP 576: Integración de sistemas de gestión: prevención de riesgos laborales, calidad y medio ambiente).

También queremos destacar aquí que en pocos años será mucho más fácil integrar los Sistemas de Gestión, ya que todas las normas que se publiquen a partir de ahora por parte de ISO lo harán siguiendo el ANNEX SL.

¿Qué es el ANNEX SL? Es la nueva estructura de alto nivel que proporcionará un marco común a todos los sistemas de gestión, que ha sido diseñado para mejorar la consistencia y la alineación de los diferentes sistemas de gestión. Nos proporciona un marco para casar las diferentes subclaúsulas de las diferentes normas, siguiendo una estructura principal común.

En resumen, es un lenguaje común a todos los sistemas de gestión.

De hecho, existen Normas que ya han sido revisadas siguiendo el ANNEX SL (según se puede leer en www.iso.org):

  • ISO 30301:2011, Information and documentation – Management systems for records – Requirements (Harmonized with Annex SL)
  • ISO 22301:2012, Societal security – Business continuity management systems – Requirements (Harmonized with Annex SL)
  • ISO 20121:2012, Event sustainability management systems – Requirements with guidance for use (Harmonized with Annex SL)
  • ISO 39001, Road-traffic safety (RTS) management systems – Requirements with guidance for use (Currently being prepared for FDIS ballot with publication scheduled for September 2012 and in line with Annex SL)
  • ISO/IEC 27001, Information technology – Security techniques – Information security management systems – Requirements (Revision is currently being prepared for DIS ballot with publication scheduled for 2013, and in line with Annex SL)
  • ISO 55001, Asset management – Requirements (Currently on CD ballot with publication scheduled for 2014 and in line with Annex SL)
  • ISO 16125, Fraud countermeasures and controls – Security management system – Requirements (Currently on CD ballot with publication scheduled for 2013, and in line with Annex SL)

Y las nuevas ISO 9001 e ISO 14001 que se esperan para el 2015 ya se están revisando siguiendo este ANNEX SL, por lo tanto su integración será mucho más sencilla.

Ahora la cuestión es: si tengo Sistemas de Gestión independientes y paralelos, pero me había propuesto como meta integrarlos a lo largo de 2014, y ahora me dices que en un año y medio va a ser mucho más fácil integrarlos… ¿qué hago? ¿me espero?.

Nuestra opinión es que no. No debes esperar. Integra tus sistemas, reduce costes, tiempos, documentos, recursos utilizados, jornadas de auditoría… Aumenta tu eficiencia, y cuando lleguen las nuevas normas, también será más fácil el cambio, la aplicación de los nuevos requisitos.

Si quieres más información sobre las novedades de las Normas ISO 9001 e ISO 14001 que vienen para el 2015, puedes leer otras entradas en nuestro blog:

Imagen destacada: www.freepik.es

Acaba con la confusión entre objetivos e indicadores

En las auditorías de sistemas de gestión nos hemos encontrado a menudo, con objetivos e indicadores mal definidos, y uno de los errores más comunes, en estos casos, es confundirlos, es decir, definir el objetivo como si fuera un indicador y viceversa. Para que esto no os vuelva a ocurrir vamos a empezar por ver qué uno y qué es otro, desde el punto de vista de los sistemas de gestión.

Las definiciones aparecen recogidas en la ISO 9000 y la UNE 66175:

    • ISO 9000 Sistemas de gestión de la calidad — Fundamentos y vocabulario

En el punto 3.2.5 define objetivo de la calidad como algo ambicionado o pretendido, relacionado con la calidad, incluyendo dos notas.

NOTA 1 Los objetivos de la calidad generalmente se basan en la política de la calidad de la organización.

NOTA 2 Los objetivos de la calidad generalmente se especifican para los niveles y funciones pertinentes de la organización.

    • UNE 66175 Sistemas de gestión de la calidad — Guía para la implantación de sistemas de indicadores

En el punto 3.6 define indicador como datos o conjunto de datos que ayudan a medir objetivamente la evolución de un proceso o de una actividad.

Resultado cuantitativo de comparar dos variables. Se mide en porcentajes, tasas y razones para permitir comparaciones.

Después de leer ambas, deducimos que el objetivo es lo que me propongo cumplir, el resultado que quiero lograr; y el indicador la magnitud utilizada para medir o comparar los resultados obtenidos en la ejecución de un proyecto, programa o actividad. Éste último suele ser el resultado cuantitativo de dos variables y se mide en porcentajes, tasas y razones para permitir comparaciones.

Con un ejemplo se ve mucho más claro.

Área: Satisfacción del cliente.

Objetivo:  Satisfacer las expectativas y necesidades del cliente (alcanzar el 80%).

Indicador:  Nivel de satisfacción del cliente= (Nº de encuestas satisfactorias)/(Nº de encuestas enviadas)×100

Recuerda que los objetivos deben ser SMART (eSpecíficos, Medibles, Alcanzables, Realistas y acotados en el Tiempo), tal y como vimos en  ¿Estás listo para la definición de objetivos inteligentes (SMART)?

Queremos explicaros, también,  que existen diferentes tipos de indicadores, ya que dentro de un sistema de gestión hay diferentes cuestiones que se quieren medir, así podemos encontrar indicadores:

  • Relacionados con los procesos: Indicador de proceso (mide las actividades del proceso ) o de resultados (mide las salidas del proceso)
  • En función de lo que miden: Indicador de eficacia (mide el logro de los resultados propuestos, es decir, mide el logro del objetivo marcado) o de eficiencia (mide el rendimiento del proceso, proyecto, etc. Mide el rendimiento de los recursos utilizados, suelen utilizarse para medir la productividad).

Todos ellos se utilizan para realizar el seguimiento y medición de un sistema de gestión.

Por último, os remitimos a la Ficha de establecimiento y seguimiento de objetivos que publicamos en ¿Estás listo para la definición de objetivos inteligentes (SMART)?, que os servirá de guía la próxima vez que tengáis que definir vuestros objetivos, y los indicadores con los que mediréis su cumplimiento.

¿Conoces los Sistemas de Gestión de la Sostenibilidad de Eventos?

¿Conoces los Sistemas de Gestión de la Sostenibilidad de Eventos?

En la mayoría de los grandes eventos realizados en España en estos últimos 30 años (carreras de fórmula 1, exposiciones de todo tipo, visitas papales, finales de fútbol, etc.) han surgido voces denunciando que en la gestión de los mismos no se habían tratado adecuadamente aspectos como la protección ambiental, la financiación, el impacto en las diferentes partes interesadas, etc. Con el fin de ayudar a gestionar todas las variables involucradas en la organización de cualquier gran evento, se ha publicado recientemente la Norma UNE-ISO 20121 titulada “Sistemas de gestión de la sostenibilidad de eventos”.

2165307Dicha norma pretende establecer un marco consistente para poder considerar adecuadamente las necesidades de todas las partes interesadas: organizadores, propietarios del evento, trabajadores, participantes, cadena de suministro, asistentes, organismos reguladores, comunidad, etc.

La norma se estructura en 7 grandes apartados:

  • Contexto de la organización
  •  Liderazgo
  • Planificación
  • Soporte
  • Operación
  • Evaluación del desempeño
  • Mejora

La aplicación de todos ellos (y su certificación) permitirá ayudar a las organizaciones a mejorar la sostenibilidad de sus actividades en el ámbito de los eventos, y ayudará a los ciudadanos a recuperar la confianza en las organizaciones y administraciones que organizan los eventos
La herramienta…¡preparada está! Aboguemos para que su uso sea práctica habitual en el futuro. Todos (o casi todos) lo agradeceremos.

Si estáis interesados en saber más de  Sistema de Gestión de la Sostenibilidad de Eventos o queréis que os ayudemos a certificar vuestros eventos, podéis contactar con nosotros a través del formulario, nos encanta colaborar con vosotros.

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