Tradicionalmente los auditores, tanto internos como externos, usan la norma, punto por punto, para auditar los sistemas de gestión. Pero desde que se incluyó en la Norma ISO 9001, la gestión por procesos, ¿no crees que tiene mucho más sentido hacer las auditorías por procesos?
Tienes un manual de calidad que nadie lee ni consulta, y yo creo que la razón estará entre una de estas:
Seguro que se te ocurre alguna más, pero estas son las que yo me he encontrado más a menudo.
En las últimas implantaciones en las que he colaborado, y también en auditorías de sistemas de calidad, he recomendado reducir los manuales a la mínima expresión. Sigue leyendo y convierte tu manual de calidad ISO 9001 en uno con sólo 5 páginas.
Voy a empezar por refrescarte la definición de Manual de Calidad, la que aparece en la Norma ISO 9000 Fundamentos y vocabulario:
Para seguir con los requisitos de la Norma ISO 9001: 2008:
Así que tu manual se puede convertir en un documento escueto que contenga:
Y eso es todo. Igual me he pasado cuando he dicho que podría quedarse en 5 páginas y puedes dejarlo en menos.
Imagen destacada:freepik
Llega el momento, tienes auditoría y sigues teniendo dudas sobre cómo estás haciendo las cosas, en concreto tienes preguntas sobre la documentación de tu sistema de gestión. Pues ha llegado el momento de acabar con esas dudas.
Que el mundo digital ha cambiado la forma de desarrollar nuestro trabajo es un hecho innegable, no sujeto a discusión. Pero, ¿realmente hemos cambiado para mejor? Cómo piensas que van a ser las auditorías del futuro, ¿desde casa y en pijama?
Charlábamos con unos amigos hace unos días sobre lo que ha cambiado la formación. Hace no tantos años, una formación de calidad debía ser presencial, y nadie se planteaba pagar por una formación a distancia. En el día de hoy, según job talent, la formación online ya cubre el 16% de la oferta total en España, y eso que seguimos muy por detrás de países como Estados Unidos, Francia o Alemania.
¿Ha llegado ya esta revolución, que ya se asume con normalidad en el mundo de la formación, al mundo de las auditorías de los Sistemas de Gestión (ISO o similares)? Hay quien opina que sí, que ya está ocurriendo. Algunos de los argumentos a favor que esgrimen para ello son:
Es cierto que no están proponiendo nada revolucionario ya que siempre ha sido habitual planificar una parte de las auditorías, la revisión documental normalmente, para ser realizadas a distancia. La novedad reside en ser más radicales con la asignación de tiempos y transformar parte de lo que actualmente se hace de forma presencial en proceso de auditoría “a distancia”. A muchos les parecerá utópico, pero en este sentido es sin duda interesante leer el documento “IAF MD 4” del International Accreditation Forum (IAF) titulado “Documento Obligatorio del IAF para el uso de Técnicas de Auditoría Asistidas por Computadora (“CAAT”) para la Certificación Acreditada de Sistemas de Gestión”.
Las entidades de acreditación tienen sin duda mucho que decir sobre este planteamiento de “auditar a distancia” pues son las que han de establecer las reglas del juego, pero no olvidemos que ellas a su vez deben cumplir los requerimientos del IAF.
En resumen, vienen a decir los defensores de la idea … si en una auditoría de 5 días el auditor se pasa 4 en un despacho viendo documentos y hablando con una o dos personas … ¿no será mejor hacer esas jornadas a distancia usando la tecnología actual? ¿Por qué no se va a poder auditar … desde casa y en pijama? Se reducirían de esta forma los gastos de manera significativa puesto que la parte presencial (siempre imprescindible) se reduciría de forma importante.
Opiniones contrarias argumentan que este planteamiento fomenta que gran parte del tiempo de auditoría se emplee en revisar documentos y registros, y ello es “técnicamente” difícil de justificar.
Por poner un ejemplo. Supongamos que estamos auditando la ISO 14001 y queremos revisar la forma de almacenar los residuos peligrosos antes de su entrega al gestor autorizado. Y supongamos, también, que disponemos para ello de media hora y la dedicamos a revisar en un despacho, o a distancia, el documento escrito interno que explica que el almacén debe estar separado de otras dependencias, tener acceso restringido, tener los residuos etiquetados, disponer de cubetos de retención , etc … Está claro que esto lo podemos hacer igual desde casa que desde un despacho en las instalaciones del cliente. Sin embargo, eso nunca será una auditoría completa pues falta lo más importante: Visitar el almacén y comprobar visualmente la situación real del mismo.
En resumen, el debate está servido para los próximos años. ¿Es una idea razonable?. Por el contrario, ¿auditar así iría en contra de la calidad técnica de las auditorías? ¿Puede ser adecuado pero sólo para determinadas normas?. ¿Qué opinas tú?
¿Qué opinas tú?
Todas las organizaciones tienen en la mente (o escrito) algunos principios, credos, opiniones, etc., que son sus guías generales para conducir la gestión. Estas guías u orientaciones descansan sobre una base filosófica y ética. Están relacionadas con ideas importantes, son el resultado de mucha reflexión y se pretende que tengan larga vida, es decir, que actúen como un estabilizador.
Uno de los mejores ejemplos es la política de calidad de Coca Cola (http://conoce.cocacola.es/calidad/politica)
En las organizaciones muy pequeñas, donde un hombre toma todas las decisiones, estas guías de dirección, están literalmente en la mente. Ese hombre único actúa de acuerdo con su código de conducta no escrito. Cualquiera que desee descubrir este código debe deducirlo de los hechos observados.
A medida que las organizaciones crecen, más y más directivos se comprometen con la toma de decisiones y estas decisiones afectan a un mayor número de personas de dentro y fuera de la organización. A menos que haya coherencia en estas decisiones no hay posibilidad de predecir ni de conocer que es lo que se espera de la organización. Es por tanto necesario, reflexionar, decidir y escribir, dando a conocer las políticas que se convierten en la base para una conducta coherente.
El primer elemento de un Sistema de Gestión, lo constituyen las políticas o principios de gestión, que la alta dirección se compromete a implantar, conformando así el fundamento sobre el que desarrollar todas las líneas de gestión.
Los directivos desean saber, a menudo, si pueden encontrar en internet o en alguna bibliografía “políticas correctas”. No existen políticas “correctas”. Las decisiones de política deben tomarse a la medida, ya que cada empresa tienen una historia, una dirección y un estado de desarrollo únicas. Los gerentes deben identificar las características que la hacen “única” y estructurar su política de calidad para ajustarse a ellas.
Las políticas son estables de un año para otro, pero no de una década a otra, puesto que como sabemos las “partes interesadas”, hacia quien deben dirigirse estas políticas, modifican su posición. La formulación de la política de calidad debe tener en cuenta fundamentalmente, las necesidades y expectativas de lo que denominamos Partes Interesadas:
El creciente aumento de las reglamentaciones en lo relativo a la salud y seguridad, a la protección del consumidor, garantías de etiquetado, análisis del ciclo de vida del producto, relaciones con los proveedores, accionistas, etc., representan un cambio revolucionario del orden existente y requiere una respuesta revolucionaria.
La formulación de la política de calidad debe basarse y apoyarse en los siguientes principios rectores:
• Principio ético: necesidad ética sobre la protección de las personas, protección de los bienes, protección del medio ambiente, etc.
• Principio de la participación: de forma que se propicie la colaboración solidaria de todo el personal en el cumplimiento de las normas establecidas.
• Principio del reconocimiento: por el que se reconozca a los empleados su contribución en la mejora de los resultados.
• Principio de la comunicación: por el que se fomente la emisión-recepción de toda la información necesaria en las materias objeto.
• Principio de la reiteración: por el que se utilicen los medios apropiados de forma frecuente y reiterativa para motivar a los empleados.
• Principio de minimización de pérdidas: para facilitar el control de las pérdidas y su reducción.
• Principio de la integración: por el que se debe asumir por todos los niveles de la organización.
Una clara identificación de lo que hemos denominado “partes interesadas” es esencial como primer paso para establecer la política de calidad.
1. Quienes son nuestros clientes, empleados, proveedores, accionistas, entorno social, autoridades, etc., y como se representan, organizaciones, instituciones, etc.
2. La identificación de las necesidades y expectativas de las partes interesadas, nos permitirá trazar las líneas básicas de la política de calidad. Para ello se utilizarán:
Le corresponde a la Alta Dirección y a la Dirección intermedia el desarrollo y/o dirección de estros trabajos.
3. La dirección intermedia, diseñará, basándose en las informaciones anteriores una propuesta de política de calidad.
4. La Alta dirección revisará la propuesta anterior.
5. Rediseñar, con las modificaciones introducidas la propuesta de política de calidad (Dirección intermedia).
6. Revisar y aprobar la política de calidad, por la alta dirección.
No debe olvidarse el resultado de la Revisión del Sistema de Gestión por la Dirección como elemento básico por la revisión y eventual modificación de la política de calidad, por lo menos una vez al año.
Podemos ayudarte con tu Sistema de Gestión, contacta con nosotros y te diremos cómo.
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Bibliografía : Dr. Juran. Manual de Control de Calidad.