Apoyo (Soporte) en ISO 9001 2015. Cláusula 7. ¿Quién se ha llevado mi ISO?

23/10/2015

Hoy vemos recursos, infraestructuras, competencia, documentación, etc., en resumen, Apoyo (Soporte) en ISO 9001 2015. Cláusula 7.

Después de abordar el contexto, el compromiso y la planificación, vas a tener que analizar el soporte que necesitas para cumplir con los objetivos y metas de tu sistema de gestión de la calidad (SGC). Esto incluye los recursos, competencias, comunicaciones (internas y externas, así como la información documentada (termino que reemplaza a otros como documentos, documentación, registros,…)

Todo esto está recogido en la cláusula 7 de la norma en concreto, se incluyen 4 cláusulas:

ISO 9001 2015 Cláusula 7 Apoyo

Cuyo contenido e implicaciones se analizan a continuación:

7.1 Recursos

7.1.1 Generalidades

En la parte de generalidades se destaca que debes determinar y proporcionar los recursos, tanto internos como externos, necesarios para establecer, implementar, mantener y mejorar de forma continua tu SGC.

7.1.2 Personas

No incluyen cambios significativos.

Tienes que determinar y proporcionar las personas necesarias para la implementación eficaz del SGC y para la operación y control de los procesos.

7.1.3 Infraestructura

Igual que en el caso anterior ni hay cambios significativos, solo que se incluyen ejemplos específicos de lo que puede incluir la infraestructura.

La norma te pide que determines, proporciones y también mantengas la infraestructura necesaria para la operación de los procesos y para lograr la conformidad de los productos y servicios.

La infraestructura puede incluir: edificios y servicios asociados; equipos (incluyendo hardware y software); transporte; tecnologías de la información y la comunicación.

7.1.4 Ambiente para la operación de los procesos

Es más prescriptivo que en la versión 2008. En este punto la norma te pide que determines, proporciones y mantengas el ambiente necesario para la operación de los procesos y para lograr la conformidad de los productos y servicios.

E incluye que un ambiente adecuado puede ser una combinación de factores humanos y físicos, tales como:

  1. Sociales (ambiente no discriminatorio, tranquilo, libre de conflictos)
  2. Psicológicos (reducción del estrés, …)
  3. Físicos (temperatura, humedad, iluminación, …)

7.1.5 Recursos de seguimiento y medición

¿Te acuerdas del punto 7.6 Control de los equipos de seguimiento y medición, versión 2008 de la norma? Pues en la revisión 2015 se incluye aquí.

Esta subcláusula tiene dos puntos. En primer lugar uno de generalidades.

Te pide que si realizas seguimiento y medición para verificar la conformidad de productos y servicios, determines y proporciones los recursos necesarios para asegurar que resultados de dicha medición son fiables (creíbles, fidedignos, sin error) y válidos.

También tienes que asegurarte de que esos recursos son apropiados al tipo de actividad de seguimiento que hagas. Imagínate que para medir el diámetro de los tornillos de unas gafas usaras un metro de costura, ¿sería apropiado? Además también debes mantenerlos, para que estés seguro de que siguen siendo adecuados.

En este caso la norma te pide que conserves información documentada, como evidencia de los recursos elegidos para el seguimiento y la medición son idóneos para su propósito.

Y en segundo lugar, tiene otro punto de trazabilidad en las mediciones, que te aplicará cuando la trazabilidad en las mediciones sea un requisito, o consideras que es esencial proporcionar confianza en la validez de los resultados de la medición. En cualquiera de estos casos lo que te pide la norma es que el equipo de medición debe:

  1. Calibrarse, verificarse, o ambas, a intervalos especificados (definidos) o antes de su utilización. Debes hacerlo contra patrones de medición trazables a patrones de medición internacionales o nacionales (cuando no existan estos patrones tendrás que tener información documentada de qué base es la que has utilizado para calibrar o verificar)
  2. Identificarse
  3. Protegerse

Por último, la norma te dice que si cuando el equipo de medición se considere no apto, vas a tener que determinar si las mediciones previas a ese momento que hayas hecho con él se han visto afectadas y tomar acciones al respecto.

7.1.6 Conocimientos de la organización

Esta subcláusula es nueva, y va relacionada con la gestión del conocimiento que deben hacer las organizaciones.

Por un lado pide que se identifique el conocimiento necesario para la operación de los procesos y la conformidad de los productos y servicios. Y por otro, que ese conocimiento se mantenga y esté disponible (cuando sea necesario).

Además, pide que si va haber cambios en la organización, se considere si el conocimiento que tiene la empresa es adecuado, y si no, determinar cómo adquirir el necesario.

¿Qué considera la norma conocimiento? Pues lo que la organización adquiere con experiencia, la información que se utiliza y comparte para lograr sus objetivos. Y puede basarse en fuentes internas (propiedad intelectual, resultados de mejoras en los procesos, etc.) o externas (normas, academias, conferencias, etc.)

7.2 Competencia

Hasta ahora la competencia era algo de los trabajadores de la empresa, pero en la revisión 2015 de la norma se extiende también a los externos de forma explícita. Así, la norma pide que se determine la competencia necesaria de las personas (internas y externas), se asegure que las personas tienen la competencia determinada, y que si no la tienen se tomen acciones (formación, tutorías, reasignación de personas, etc.) para adquirirla (evaluando la eficacia de las acciones tomadas).

La norma pide que conserves información documentada para evidenciar la competencia.

7.3 Toma de conciencia

Todas las personas (internas y externas) deben tomar conciencia de:

  1. La política de calidad.
  2. Los objetivos de calidad pertinentes.
  3. Su contribución a la eficacia del SGC, incluidos los beneficios de una mejora del desempeño.
  4. Las implicaciones del incumplimiento de los requisitos del SGC.

7.4 Comunicación

Esta versión de la norma incluye comunicación interna y externa, y así te pide que determines cuáles son pertinentes al SGC y que incluyan qué, cuándo, a quién, cómo comunicar, y quién comunica.

7.5 Información documentada

Esta cláusula es nueva, pero su más en su forma que en su contenido de fondo. No se mencionan manuales, procedimientos o registros, ahora todo es información documentada. Pero esto no quiere decir que  ya no se va a controlar la documentación, lo que sí significa es que no va a ser prescriptivo tener un procedimiento documentado de control de la documentación.

En generalidades describe que el SGC debe incluir la información documentada requerida por la norma y la que la organización determine como necesaria.

7.5.2 Creación y actualización

La norma pide que cuando se cree o actualice la documentación se:

-identifique y describa (título, fecha, autor, etc.)

-el formato sea apropiado (idioma, versión del software, etc.)

-la revisión y aprobación sean idóneas y adecuadas.

7.5.3 Control de la información documentada

La norma sigue considerando muy importante el control de los documentos del SGC, por ello le dedica una subcláusula, en la que describe que:

  • La información documentada tiene que estar disponible y ser idónea para su uso, dónde y cuándo se necesite. Por ejemplo, si los trabajadores de fábrica no tienen ordenador, la documentación que a ellos les es de aplicación no puede estar sólo en electrónico…
  • Tiene que estar protegida (incluyendo contra pérdida de confidencialidad, uso inadecuado o pérdida de integridad)

Para el control de la información documentada, la norma te pide abordar las siguientes actividades:

  1. Distribución, acceso, recuperación y uso.
  2. Almacenamiento y preservación.
  3. Control de cambios.
  4. Conservación y disposición.

Y no se olvida de la documentación externa, que debe identificar y controlar, la que sea determinada como necesaria.

Y por último, te pide que la información documentada que vayas a conservar como evidencia de la conformidad, deba protegerse contra modificaciones no intencionadas. ¿Te suena de algo? Sí, has acertado, al control de los registros.

Y hasta aquí el post de hoy, esperamos que te sea útil y como siempre, nos encantaría saber tu opinión, tu enfoque y tus dudas, respecto a ella, así que esperamos tus comentarios.

Y, si te ha gustado, por favor, compártelo con las personas a las que creas que les puede ayudar. Nos vemos la semana que viene.

8 Comentarios

  1. Eugenia

    Buen día
    En el apartado siguiente del que hacen mención, es decir, Apartado 7.5.4 de la Propiedad del Cliente, que incluye la propiedad intelectual y datos personales, tengo una duda, ¿ cuáles son las consideraciones que debo tomar en cuenta para garantizar a la persona física o moral que sus datos están protegidos? y, a ¿ quienes no aplica éste apartado?, GRACIAS

    Responder
    • HAZA CT

      Buenos días Eugenia,
      En España tenemos la LOPD 15/1999, que nos marca los requisitos a cumplir en relación a la protección de los datos personales.
      Un saludo,

      Responder
  2. Galo Cruz

    Disculpe una pregunta:
    Saben uds donde conseguir software de apoyo para implementar la ISO 9001:2015 y que ustedes lo recomienden?
    Que otras herramientas están disponibles P.E. plantillas en Excel?
    Gracias.

    Responder
    • HAZA CT

      Buenos días,
      Nosotros no trabajamos con software de sistemas de gestión, así que no te podemos recomendar, lo siento. Trabajamos, y recomedamos sistemas a medida de cada organización, por eso no utilizamos plantillas prestablecidas.
      Un saludo del equipo de HAZA CT

      Responder
  3. Samara

    Me podría decir donde aplica y donde no aplica el soporte del ISO 9001:2015 dentro de una organización?

    Responder
    • HAZA CT

      Hola Samara,
      Tu pregunta no tiene mucho sentido, el soporte no aplica o dejar de aplicar. El soporte se analiza, define y finalmente se da.
      Un saludo,
      Carmen Machado

      Responder
  4. HAZA CT

    Hola Josefina,
    Primero debemos determinar qué seguimiento o medición hay que realizar, y después determinamos qué equipos necesitamos para dichas tareas. Normalmente se dispone de las fichas/registro de los equipos que figuran en el inventario, y de los elementos o módulos del equipo que puedan influir en los ensayos y/o calibraciones que se realizan
    En estas fichas/registro deberían constar la información sobre qué tareas realiza cada equipo y así evidenciar por qué se eligieron.
    Gracias por participar en el blog y Feliz Año Nuevo!
    Un saludo,

    Responder
  5. JOSEFINA

    «conserves información documentada, como evidencia de los recursos elegidos para el seguimiento y la medición son idóneos para su propósito» .. por favor quisiera me aclararan un poco que tipo de evidencia se podría presentar para dar cumplimiento a este requisito de la norma

    Responder

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