Un procedimiento es un documento escrito de un Sistema de Gestión que describe secuencialmente las actividades necesarias para alcanzar un objetivo, dentro un alcance establecido.

Un buen procedimiento sigue un ciclo PDCA (Planificar, Hacer, Comprobar y Actuar), es decir, primero define los parámetros necesarios para un correcto funcionamiento, después los elementos que hacen o ejecutan las actividades, recopila los datos significativos de cada paso del procedimiento para, finalmente realizar las comprobaciones de cumplimiento de los objetivos previstos y sentar las bases para volver a comenzar el ciclo.

Para nosotros, el mejor Procedimiento posible cumple, al menos, todo lo siguiente:

1. Parte de un mapa de procesos, definido previamente.

Los procedimientos, deben derivar de procesos y definir las actividades más importantes de la empresa, lo que en inglés llaman “core business”.

2. Tiene bien definidos a sus proveedores, entradas, salidas (productos) y clientes.

3. No está aislado y es coherente y complementario con el resto de información del Sistema.

Lo que quiere decir que tiene en cuenta las relaciones que existen con otros procedimientos, ya que otros procedimientos pueden ser proveedores o clientes.

4. Es claro, conciso y específico.

No incluye frases como «cuando sea necesario», «es aplicable», o «puede incluir»; y sólo utiliza la información necesaria.

5. No tiene errores de escritura, es directo, no usa palabras complejas ni está escrito con voz activa.

Si usa una voz pasiva entonces sus oraciones son más largas y el procedimiento mucho más difícil de entender.

6. Describe cómo se trabaja realmente, no expresa el deseo de un modo de trabajar.

7. Incluye referencias claras a los documentos de apoyo, (otros procedimientos, registros, formularios, manuales, instrucciones de trabajo, instrumentos de trabajo, descripciones de puestos, o la información de cumplimiento).

Dejando de lado las referencias que hacen que el lector tenga que trabajar buscando de qué documento está el procedimiento, por ejemplo: … el incumplimiento conlleva la apertura de un informe no conformidad (R-33-PC-52-INC), frente a … el incumplimiento conlleva la apertura de un informe de no conformidad, siguiendo lo marcado en el PC-52 Procedimiento de No Conformidades.

8. Tiene separadas las instrucciones de desarrollo de las actividades, del resto de los datos.

Es decir, en la cabecera e inicio del documento incluye cosas como el título, el objeto, el alcance, las responsabilidades, o las definiciones; y el resto en un diagrama de flujo con algunas explicaciones, si fueran necesarias.

9. Se utiliza y actualiza periódicamente.

Si no estás usando un procedimiento entonces ¿para qué lo tienes? La única manera de asegurar procedimientos eficaces es su uso regular.

¿Cómo puede alguien saber si un procedimiento se utiliza? Comprobando el número de revisión / edición, si el procedimiento está en edición 1 y tiene más de 5 años probablemente no se está usando, a menos, que nada haya cambiado en esa empresa en los últimos cinco años, debe ser agradable no tener competidores o cambios.

Siguiendo estas recomendaciones te aseguramos que tus procedimientos serán los mejores.

Si tienes dudas o quieres saber más sobre el tema no dudes en ponerte en contacto con nosotros, estaremos encantados de conoceros.

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