Define o revisa tu protocolo de regreso a la oficina frente a la COVID-19

Define o revisa tu protocolo de regreso a la oficina frente a la COVID-19

Que tu oficina sea un lugar seguro frente a la COVID-19 para las personas que trabajan en ella depende de ti, de que hayas tomado las medidas adecuadas para ello. 

Hoy en nuestro blog queremos explicarte cuáles son los puntos que debes tener en cuenta, relacionados con la organización de tu empresa, las personas que trabajan en ella, las medidas de higiene, limpieza y desinfección o las instalaciones de tu oficina, comercio, etc. para que la vuelta a ella sea seguro. 

Organización de la empresa

Tanto si ya has vuelto a la oficina como si estás trabajando en la vuelta a ella, te vendrá bien leer este artículo en el que te destacamos de forma resumida, lo que debes tener en cuenta para que tu centro de trabajo sea un lugar seguro. 

Como siempre te decimos, y en este caso no iba a ser menos, es fundamental el compromiso de la dirección, sin este compromiso, no se puede hacer nada. En este caso es especialmente importante si cabe, ya que las medidas organizativas deben partir de ella para que se lleven a cabo con éxito.

La dirección tiene que nombrar una persona, o equipo de personas (depende del tamaño de tu organización) para que asuma el liderazgo del proceso. Además, tendrá que definir las funciones y responsabilidades en materia de protección contra la COVID-19, así todo el mundo tendrá claro qué es lo que tiene que hacer. 

Identificación de los requisitos legales que te aplican 

Como todos hemos aprendido en el aislamiento, las normas y leyes en relación con la COVID-19 están cambiando muy a menudo, así que no estaría mal que te aseguraras un mecanismo para estar al día de los cambios legislativos.

Actualiza la evaluación de riesgos laborales, las medidas preventivas relativas a la organización del trabajo, el origen de las personas que trabajan en tu organización, o de los usuarios / clientes de la misma, analiza también los riesgos del personal especialmente sensible y vulnerable al virus, etc. 

Identificación y evaluación de los riesgos por exposición y contagio de la COVID, en función de las actividades de tu organización 

Como resultado tendrás que aprobar una planificación preventiva específica, que tendrás que consensuar con los representantes de los trabajadores (comité de empresa), en primer lugar porque ellos te podrán trasmitir lo que piensan y sienten las personas que trabajan en tu empresa y por otro lado será más fácil que cumplan con las medidas impuestas si se han implicado en ellas. 

Por último, no quiero olvidarme del tema de las emergencias. Tendrás que actualizar el plan de emergencias/autoprotección, para incluir las adecuaciones a la COVID-19, actualización de equipos de emergencia en función de los turnos (¡imagínate que todos los miembros del equipo de emergencia están teletrabajando!) También los protocolos de actuación, punto de reunión, etc. teniendo en cuenta las distancias de seguridad, los nuevos aforos, los espacios disponibles. 

Protocolo específico frente a la COVID-19 

Define tu protocolo específico. Tu empresa es única y diferente a todas las demas, y esa singularidad hace que sea muy importante que tengas tu propio protocolo, que podrá incluir, por ejemplo: 

  • procedimientos de limpieza y desinfección (periodicidad, zonas críticas, productos utilizados, formación del personal de limpieza, etc.);
  • procedimientos de uso, adquisición y abastecimiento de EPIs;
  • procedimiento de carga y descarga de materiales;
  • procedimiento de detección de personas sintomáticas (aquí es muy importante que trabajes junto a tu servicio de prevención de medicina del trabajo;
  • procedimiento de detección y actuación ante incumplimientos de las medidas de protección frente a la COVID-19;
  • tasas de renovación del aire limpio (ventilación);
  • medidas organizativas con respecto a los tiempos y turnos de trabajo, incluyendo el teletrabajo;
  • medidas de distanciamiento social;
  • procedimiento gestión de residuos;
  • información a las empresas externas o visitas,
  • aforo de las oficinas, pasillos, escaleras, de los espacios en general;
  • señalización con información sobre actuaciones: evitar el contacto, distancias de seguridad, lavado de manos, etc.; 

Formación e información a las personas de tu empresa 

Te recomiendo que des unas pautas de actuación claras y concisas, que todos los trabajadores entiendan y les sea fácil seguir.

Imparte formaciones cortas, con la información precisa y refórzala con información, que pueden ser emails con tres ideas, una píldora informativa, cartelería con actuaciones específicas (como la forma de lavarse las manos), etc. 

 

No quiero terminar este artículo sin hablarte de las certificaciones «covid-free» que han ido saliendo al mercado. Realmente no te aseguran que tu empresa quede libre de COVID, pero sí te pueden dar la tranquilidad de que estás haciendo bien las cosas, y también te dará visibilidad de cara al mercado. 

Estos sellos pueden ser de distintos tipos. Los hay que certifican tu protocolo, como por ejemplo AENOR o Cámara Certifica, o también las hay que además de certificar tu protocolo han generado su propio sello, como Bureau Veritas y su Global Clean Site o el ICTE (Instituto para la Calidad Turística de España) y su Safe Tourism Certified.

 

Si te encuentras inseguro, o simplemente desbordado por el trabajo y necesitas alguien que te eche una mano, contacta con nosotros, podemos ayudarte tanto a definir e implantar protocolos de actuación frente a la COVID-19, como a prepararte para certificar tu protocolo o pasar la aditoría con éxito. Todo para que la vuelta al trabajo sea fácil y segura.

¿Nos cuentas qué dificultades te estás encontrando tú? ¿Cómo las has estás resolviendo? ¡ Te esperamos  en los comentarios! 

Aprende lo que es necesario para hacer tu Plan de Igualdad

Aprende lo que es necesario para hacer tu Plan de Igualdad

Lo primero que tienes que saber es que el Decreto-Ley 6/2019 trajo novedades importantes sobre la elaboración e implantación de los Planes de Igualdad. Entre ellas la que más te interesa en este momento, es que todas las empresas de más de 50 trabajadores están obligadas a tener su plan de igualdad.

Hasta esta modificación, si tu empresa tenía menos de 250 trabajadores, no estabas obligado a elaborar el Plan. Podías hacerlo si así lo deseabas, con el objetivo de cumplir con tu responsabilidad social o mejorar tu imagen corporativa. Pero no era obligatorio. ¿Qué pasa con la última actualización de la normativa?

Tras la entrada en vigor del Real Decreto-ley 6/2019, de 1 de marzo, de medidas urgentes para garantía de la igualdad de trato y de oportunidades entre mujeres y hombres en el empleo y la ocupación, todas las empresas con más de 50 trabajadores deben implementar el Plan de Igualdad de Género de forma obligatoria. Para facilitarnos el trabajo, el RD Ley contempla  unos plazos transitorios:

  • A partir del 7-3-2020, las empresas de 151 a 250 personas trabajadoras.
  • A partir del 7-3-2021, las empresas de 101 a 150 personas trabajadoras.
  • A partir del 7-3-2022, las empresas de 50 a 100 personas trabajadoras.

También hay algunos casos especiales como:

  1. Cuando lo establece el convenio colectivo: existe obligación cuando así́ se establezca en el convenio colectivo que sea aplicable, en ese caso, las empresas deberán elaborar y aplicar un plan de igualdad, en los términos previstos en dicho convenio.
  2. Cuando lo establece la autoridad laboral: para aquellas en las que la autoridad laboral lo hubiera acordado en un procedimiento sancionador, donde se especificase la sustitución de las sanciones accesorias por la elaboración de un Plan de igualdad.

¿Tienes claro qué es un plan de igualdad de género?

Vamos a empezar por lo más sencillo. Definir qué es un plan de igualdad.

Como cualquier plan, se trata de un conjunto ordenado de medidas evaluables, adoptadas después de realizar un diagnóstico de situación, encaminadas a un objetivo, en este caso garantizar la igualdad entre hombres y mujeres en el entorno laboral, eliminando aquellas barreras que dificultan, limitan o impiden la igualdad de trato entre sexos en la empresa.

Es decir, tras analizar cómo está nuestra organización en materia de igualdad entre hombres y mujeres (diagnóstico) se definen una serie de medidas evaluables (acciones que se pueden medir) orientadas a garantizar la igual entre hombres y mujeres en el entorno laboral.

Los planes de igualdad fijarán los objetivos de igualdad a alcanzar, prácticas y actividades a adoptar para su consecución, así como el establecimiento de sistemas eficaces de seguimiento y evaluación de los objetivos fijados.

Esto significa que las medidas que se incluyan en el plan estarán destinadas a responder a las necesidades (relativas a contratación y selección de personal, formación de trabajadores, clasificación y categorías profesionales, condiciones laborales (salario, jornada de trabajo, vacaciones, permisos, etc.), representación femenina en la empresa, conciliación de la vida laboral, personal y familiar, prevención del acoso por razón de género, etc.) que se desprendan del diagnostico de situación y a resolver los problemas detectados en el mismo.

 

Manos a la obra. Los pasos para su elaboración.

En este post vamos a explicaros en qué consiste cada fase, y en la siguiente publicación de este blog os daremos la información necesaria para desarrollar las fases y las últimas claves para definir el plan de igualdad de tu organización .

1. Comisión de Igualdad:

Constituir una Comisión de Igualdad: paritaria tanto entre empresa y representantes de los trabajadores como entre mujeres y hombres. Será el máximo órgano negociador y decisorio en este ámbito.

2. Evaluación y Diagnóstico:

Al definir el plan de Igualdad hemos mencionado más de una vez, no sin intención, la palabra diagnóstico. Para empezar, tienes que saber de dónde partes, el plan que vas a elaborar es el de tu empresa, por mucho que existan ejemplos o modelos, las circunstancias de partida son propias de tu organización, y deberán responder a el conjunto de estrategias, políticas y entorno de mercado propio, además, seguro que hay muchas cosas de las que ya estás haciendo en este ámbito que tienes que considerar, aunque sólo sea para saber si has de incluir mejoras o consolidarlas en el plan que comienzas a elaborar.

Un diagnóstico es un análisis detallado del grado de igualdad de mujeres y hombres en la empresa o entidad en el que vamos a detectar oportunidades de mejora y diseñar una intervención global a favor de la igualdad. El diagnóstico ha de realizarse utilizando una combinación de técnicas de corte cuantitativo y cualitativo (cuestionarios, grupos de discusión) que nos permitirán contar con la participación de la plantilla.

3. Elaboración del plan:

Partiendo de la definición de los objetivos que se pretenden alcanzar, ahora nos tocar definir las medidas (evaluables) y una cronología para su cumplimiento. Asignar los recursos necesarios para llevar a cabo las medidas propuestas.

 4. Implantación:

Para la implantación del plan tendrás que comunicarlo, tanto a todas las personas trabajadoras de tu empresa, como externamente, inscribiéndolo en el Registro de Planes de igualdad. También puedes comunicarlo a tus partes interesadas.

 5. Seguimiento:

Te toca ver de forma periódica el cumplimiento de las medidas tomadas y sus resultados, para si existen desviaciones corregirlas.

 6. Evaluación:

Por último, al finalizar tendrás que analizar los resultados y valorar el grado de cumplimiento de los objetivos. Con ello podrás detectar aspectos a mejorar del Plan y te servirá para definir medidas futuras.

 

No quiero despedirme sin recordarte que te podemos ayudar en cualquiera de las fases, estamos aquí para hacerte la vida más fácil.

¡Nos vemos en los comentarios!

4 recomendaciones para migrar de OHSAS 18001 a ISO 45001

4 recomendaciones para migrar de OHSAS 18001 a ISO 45001

¿Estás certificado en OHSAS 18001 y todavía no has empezado con la adaptación de tu sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo a los requisitos de ISO 45001? ¡Este es tu artículo!
Sé que la COVID-19 te ha caído encima y que vas resolviendo problemas y tapando agujeros. Lo sé porque estamos todos igual, intentando sacar adelante nuestro trabajo de la mejor forma posible, con los medios que tenemos.¡ Estamos como para pensar en adaptaciones de normas!
Bueno, no te agobies, tenemos una buena noticia, la IAF ha ampliado el plazo para la migración de OHSAS 18001 a ISO 45001 seis meses, hasta el 30 de septiembre de 2020.

Aún así, es necesario que vayas pensando en planificar tu adaptación, para no dejarlo todo para última hora, que mira que nos gusta trabajar con agobios…Para que te sea más fácil os dejamos en este artículo una serie de recomendaciones:

  1. Léete la norma
    Puede parecer obvio, pero no lo es.
    Para adaptar tu sistema de gestión de una norma a otra es muy importante que conozcas a fondo los nuevos requisitos. Hacer una lectura comprensiva de éstos es fundamental para que puedas conocer las brechas que tienes que rellenar.
    Cuando te estudies la ISO 45001 descubrirás que hay muchos cambios que no lo son tanto, es decir, hay muchos requisitos que han cambiado en su forma de redactarlos, pero en el fondo son, si no iguales, muy parecidos. Es el caso, por ejemplo del punto 5.1 Liderazgo y compromiso, todos los requisitos de esta cláusula existen de forma explícita o implícita en 4.4.1 Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad. Igualmente, la responsabilidad de la dirección, se trata de un requisito presente en la legislación española en diversos documentos y artículos (por ejemplo: Ley 31/1995). El requisito de integración del sistema de gestión de la SST en los procesos de negocio, tampoco es novedoso, siendo un requisito de OHSAS 18001:2007 y de la legislación española (Ley 31/1995). Sobre la referencia explícita al Comité de seguridad y salud, OHSAS 18001:2007 cita en el anexo informativo B.3.3 referencias explicativas como: “El empleador debería asegurar, según corresponda, el establecimiento y el funcionamiento eficiente de un comité de SST y el reconocimiento de los representantes de los trabajadores en materia de SST de acuerdo con la legislación y la práctica nacionales”.
    No te confíes, también existen requisitos nuevos. Entre los cambios fundamentales encontramos:
  • Enfoque Integrado: estructura de alto nivel que aumenta la compatibilidad e integración con otros sistemas de gestión, ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, etc.
  • La gestión de la seguridad y la salud en el trabajo se extiende a todas las operaciones de la organización a través del liderazgo de la gerencia y la participación de los empleados.
  • El requisito de evaluación de la conformidad se extiende a los requisitos legales y a otro tipo de requisitos (partes interesadas, por ejemplo). Debemos demostrar que conocemos y evaluamos periódicamente los requisitos establecidos.
  • Introduce nuevos conceptos: bienestar de los empleados, riesgos y oportunidades.
  • Definición y gestión de riesgos derivados del contexto, de la gestión y no únicamente de las condiciones laborales.
  • El contexto de la organización y las expectativas de los interesados cobran particular importancia.
  • Seguimiento y control especial de las actividades subcontratadas.

Auditorías a distancia. Auditando desde casa y en pijama 2ª parte

Auditorías a distancia. Auditando desde casa y en pijama 2ª parte

En enero de 2014, hace más de 6 años, publicamos un post titulado “Auditando… desde casa y en pijama. Las auditorías del futuro”. Hoy parece que la COVID-19 va a ser el desencadenante de unos cambios radicales en la forma de hacer las auditorías de los sistemas de gestión, o por lo menos de una parte de ellas.

¿Se pueden hacer las auditorías a distancia?

Para las auditorías de certificación existe un documento de la IAF (International Accrditation Forum) que establece los requisitos para un correcto uso de las tecnologías de la información y comunicación en las auditorías de certificación IAF MD 4 .

En este documento se dan ejemplos del uso de la tecnología durante las auditorías, como reuniones por teleconferencia, evaluación de documentos mediante acceso remoto, grabación de información y evidencias mediante video, o proporcionar acceso visual a ubicaciones remotas.

Seguro que ya sabéis que las entidades de certificación acreditada se han puesto las pilas, y en un tiempo récor han desarrollado procedimientos de auditorías a distancia, para poder seguir prestando el servicio sin dejar de aportar valor.

Y ¿qué hay de las auditorías internas? ¿Pueden realizarse a distancia?

Os podemos contar cómo las estamos haciendo nosotros.

1. Las tratamos como una presencial, cubriendo las mismas actividades:

  • Plan de auditoría.
  • Reunión de apertura.
  • Revisión documental.
  • Recopilar y verificar la información.
  • Generar los hallazgos de auditoría.

Además, fijamos previamente con nuestros clientes las herramientas TIC que vamos a utilizar. Si es posible, utilizamos las herramientas corporativas del cliente, a las que nos dan acceso temporal, para que la información no salga de sus servidores y se pueda asegurar su confidencialidad lo máximo posible.

2. Normas y claúsulas:

Como te puedes imaginar aquí está el quid de la cuestión.
En las normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 e ISO 45001:2018, las clausulas 4, 5, 6, 7, 9 y 10, se pueden auditar a distancia asegurando la disponibilidad de las personas que forman la organización del cliente, para ser entrevistados.
¿Qué ocurre con las clausulas 8 de estas normas? Pues depende de las actividades que realicen, pero en general no se puede asegurar que auditar a distancia cumpla con los objetivos de la auditoría.

En resumen, para nosotros, no ha sido posible realizar auditorías interna 100% a distancia, siempre planificamos una parte presencial (aproximadamente un 80% del tiempo a distancia y un 20%)

Algunos de los argumentos que mencionábamos en 2014, a favor del uso de auditorías a distacia, eran:

  • Un porcentaje importante del tiempo de una auditoría es empleado por los auditores en revisar documentos y hablar con los empleados claves de la organización auditada en función de la norma de que se trate.
  • Las tecnologías actuales permiten un contacto directo con el auditado en tiempo real y la transmisión inmediata de cualquier tipo de documentación o imagen.
  • Sólo un porcentaje del tiempo es realmente empleado por los auditores en recorrer las instalaciones, inspeccionar visualmente los procesos, hablar con los operarios, etc.
  • El ahorro económico de plantear sistemas mixtos en los que una parte de la auditoría se haga a distancia sería muy significativo.

Ninguno de esos argumentos ha cambiado en 2020, más bien las tecnologías de comunicación han mejorado en prestaciones y han abaratado su precio.

Argumentos poderosos en contra también existían, y existen, y por eso muchas entidades de certificació están desarrollando urgentemente directrices para abordar convenientemente aspectos como:

  • Proporción de tiempos adecuada entre la parte presencial y la parte “a distancia”.
  • Gestión de la confidencialidad de la información manejada “a distancia”.
  • Gestión segura de los registros generados en el proceso de auditoría.
  • Problemas tecnológicos con las conexiones de auditores y auditados.
  • Mayor dificultad para profundizar en las investigaciones y seguir la trazabilidad en el proceso de auditoría.

Por último, hay que destacar que el uso de las tecnologías puede ser útil, pero es imposible auditar a empresas que en estos momentos no están realizando sus actividades de forma habitual. ¿Cómo auditar un hotel por ejemplo … si están cerrados?

Es una lástima que estas metodologías tengan que ponerse al día en unas pocas semanas o meses y en una situación especialmente complicada, pero parece que lo que se está desarrollando actualmente llega para quedarse y, servirá de base para que en el futuro las auditorías tengan proporcionalmente una mayor parte a distancia.

En resumen, parece que la COVID 19 ha desencadenado la revisión de todos estos aspectos y el debate está candente sobre el método futuro de desarrollar las auditorías de sistemas de gestión. ¿Es una idea razonable incrementar la parte a distancia de las auditorías?. Por el contrario, ¿auditar así iría en contra de la calidad técnica de las auditorías? ¿Puede ser adecuado pero sólo para determinadas normas o sectores?. ¿Qué opinas tú? Te espero en los comentarios.