Define o revisa tu protocolo de regreso a la oficina frente a la COVID-19

Define o revisa tu protocolo de regreso a la oficina frente a la COVID-19

Que tu oficina sea un lugar seguro frente a la COVID-19 para las personas que trabajan en ella depende de ti, de que hayas tomado las medidas adecuadas para ello. 

Hoy en nuestro blog queremos explicarte cuáles son los puntos que debes tener en cuenta, relacionados con la organización de tu empresa, las personas que trabajan en ella, las medidas de higiene, limpieza y desinfección o las instalaciones de tu oficina, comercio, etc. para que la vuelta a ella sea seguro. 

Organización de la empresa

Tanto si ya has vuelto a la oficina como si estás trabajando en la vuelta a ella, te vendrá bien leer este artículo en el que te destacamos de forma resumida, lo que debes tener en cuenta para que tu centro de trabajo sea un lugar seguro. 

Como siempre te decimos, y en este caso no iba a ser menos, es fundamental el compromiso de la dirección, sin este compromiso, no se puede hacer nada. En este caso es especialmente importante si cabe, ya que las medidas organizativas deben partir de ella para que se lleven a cabo con éxito.

La dirección tiene que nombrar una persona, o equipo de personas (depende del tamaño de tu organización) para que asuma el liderazgo del proceso. Además, tendrá que definir las funciones y responsabilidades en materia de protección contra la COVID-19, así todo el mundo tendrá claro qué es lo que tiene que hacer. 

Identificación de los requisitos legales que te aplican 

Como todos hemos aprendido en el aislamiento, las normas y leyes en relación con la COVID-19 están cambiando muy a menudo, así que no estaría mal que te aseguraras un mecanismo para estar al día de los cambios legislativos.

Actualiza la evaluación de riesgos laborales, las medidas preventivas relativas a la organización del trabajo, el origen de las personas que trabajan en tu organización, o de los usuarios / clientes de la misma, analiza también los riesgos del personal especialmente sensible y vulnerable al virus, etc. 

Identificación y evaluación de los riesgos por exposición y contagio de la COVID, en función de las actividades de tu organización 

Como resultado tendrás que aprobar una planificación preventiva específica, que tendrás que consensuar con los representantes de los trabajadores (comité de empresa), en primer lugar porque ellos te podrán trasmitir lo que piensan y sienten las personas que trabajan en tu empresa y por otro lado será más fácil que cumplan con las medidas impuestas si se han implicado en ellas. 

Por último, no quiero olvidarme del tema de las emergencias. Tendrás que actualizar el plan de emergencias/autoprotección, para incluir las adecuaciones a la COVID-19, actualización de equipos de emergencia en función de los turnos (¡imagínate que todos los miembros del equipo de emergencia están teletrabajando!) También los protocolos de actuación, punto de reunión, etc. teniendo en cuenta las distancias de seguridad, los nuevos aforos, los espacios disponibles. 

Protocolo específico frente a la COVID-19 

Define tu protocolo específico. Tu empresa es única y diferente a todas las demas, y esa singularidad hace que sea muy importante que tengas tu propio protocolo, que podrá incluir, por ejemplo: 

  • procedimientos de limpieza y desinfección (periodicidad, zonas críticas, productos utilizados, formación del personal de limpieza, etc.);
  • procedimientos de uso, adquisición y abastecimiento de EPIs;
  • procedimiento de carga y descarga de materiales;
  • procedimiento de detección de personas sintomáticas (aquí es muy importante que trabajes junto a tu servicio de prevención de medicina del trabajo;
  • procedimiento de detección y actuación ante incumplimientos de las medidas de protección frente a la COVID-19;
  • tasas de renovación del aire limpio (ventilación);
  • medidas organizativas con respecto a los tiempos y turnos de trabajo, incluyendo el teletrabajo;
  • medidas de distanciamiento social;
  • procedimiento gestión de residuos;
  • información a las empresas externas o visitas,
  • aforo de las oficinas, pasillos, escaleras, de los espacios en general;
  • señalización con información sobre actuaciones: evitar el contacto, distancias de seguridad, lavado de manos, etc.; 

Formación e información a las personas de tu empresa 

Te recomiendo que des unas pautas de actuación claras y concisas, que todos los trabajadores entiendan y les sea fácil seguir.

Imparte formaciones cortas, con la información precisa y refórzala con información, que pueden ser emails con tres ideas, una píldora informativa, cartelería con actuaciones específicas (como la forma de lavarse las manos), etc. 

 

No quiero terminar este artículo sin hablarte de las certificaciones «covid-free» que han ido saliendo al mercado. Realmente no te aseguran que tu empresa quede libre de COVID, pero sí te pueden dar la tranquilidad de que estás haciendo bien las cosas, y también te dará visibilidad de cara al mercado. 

Estos sellos pueden ser de distintos tipos. Los hay que certifican tu protocolo, como por ejemplo AENOR o Cámara Certifica, o también las hay que además de certificar tu protocolo han generado su propio sello, como Bureau Veritas y su Global Clean Site o el ICTE (Instituto para la Calidad Turística de España) y su Safe Tourism Certified.

 

Si te encuentras inseguro, o simplemente desbordado por el trabajo y necesitas alguien que te eche una mano, contacta con nosotros, podemos ayudarte tanto a definir e implantar protocolos de actuación frente a la COVID-19, como a prepararte para certificar tu protocolo o pasar la aditoría con éxito. Todo para que la vuelta al trabajo sea fácil y segura.

¿Nos cuentas qué dificultades te estás encontrando tú? ¿Cómo las has estás resolviendo? ¡ Te esperamos  en los comentarios! 

Auditorías a distancia. Auditando desde casa y en pijama 2ª parte

Auditorías a distancia. Auditando desde casa y en pijama 2ª parte

En enero de 2014, hace más de 6 años, publicamos un post titulado “Auditando… desde casa y en pijama. Las auditorías del futuro”. Hoy parece que la COVID-19 va a ser el desencadenante de unos cambios radicales en la forma de hacer las auditorías de los sistemas de gestión, o por lo menos de una parte de ellas.

¿Se pueden hacer las auditorías a distancia?

Para las auditorías de certificación existe un documento de la IAF (International Accrditation Forum) que establece los requisitos para un correcto uso de las tecnologías de la información y comunicación en las auditorías de certificación IAF MD 4 .

En este documento se dan ejemplos del uso de la tecnología durante las auditorías, como reuniones por teleconferencia, evaluación de documentos mediante acceso remoto, grabación de información y evidencias mediante video, o proporcionar acceso visual a ubicaciones remotas.

Seguro que ya sabéis que las entidades de certificación acreditada se han puesto las pilas, y en un tiempo récor han desarrollado procedimientos de auditorías a distancia, para poder seguir prestando el servicio sin dejar de aportar valor.

Y ¿qué hay de las auditorías internas? ¿Pueden realizarse a distancia?

Os podemos contar cómo las estamos haciendo nosotros.

1. Las tratamos como una presencial, cubriendo las mismas actividades:

  • Plan de auditoría.
  • Reunión de apertura.
  • Revisión documental.
  • Recopilar y verificar la información.
  • Generar los hallazgos de auditoría.

Además, fijamos previamente con nuestros clientes las herramientas TIC que vamos a utilizar. Si es posible, utilizamos las herramientas corporativas del cliente, a las que nos dan acceso temporal, para que la información no salga de sus servidores y se pueda asegurar su confidencialidad lo máximo posible.

2. Normas y claúsulas:

Como te puedes imaginar aquí está el quid de la cuestión.
En las normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 e ISO 45001:2018, las clausulas 4, 5, 6, 7, 9 y 10, se pueden auditar a distancia asegurando la disponibilidad de las personas que forman la organización del cliente, para ser entrevistados.
¿Qué ocurre con las clausulas 8 de estas normas? Pues depende de las actividades que realicen, pero en general no se puede asegurar que auditar a distancia cumpla con los objetivos de la auditoría.

En resumen, para nosotros, no ha sido posible realizar auditorías interna 100% a distancia, siempre planificamos una parte presencial (aproximadamente un 80% del tiempo a distancia y un 20%)

Algunos de los argumentos que mencionábamos en 2014, a favor del uso de auditorías a distacia, eran:

  • Un porcentaje importante del tiempo de una auditoría es empleado por los auditores en revisar documentos y hablar con los empleados claves de la organización auditada en función de la norma de que se trate.
  • Las tecnologías actuales permiten un contacto directo con el auditado en tiempo real y la transmisión inmediata de cualquier tipo de documentación o imagen.
  • Sólo un porcentaje del tiempo es realmente empleado por los auditores en recorrer las instalaciones, inspeccionar visualmente los procesos, hablar con los operarios, etc.
  • El ahorro económico de plantear sistemas mixtos en los que una parte de la auditoría se haga a distancia sería muy significativo.

Ninguno de esos argumentos ha cambiado en 2020, más bien las tecnologías de comunicación han mejorado en prestaciones y han abaratado su precio.

Argumentos poderosos en contra también existían, y existen, y por eso muchas entidades de certificació están desarrollando urgentemente directrices para abordar convenientemente aspectos como:

  • Proporción de tiempos adecuada entre la parte presencial y la parte “a distancia”.
  • Gestión de la confidencialidad de la información manejada “a distancia”.
  • Gestión segura de los registros generados en el proceso de auditoría.
  • Problemas tecnológicos con las conexiones de auditores y auditados.
  • Mayor dificultad para profundizar en las investigaciones y seguir la trazabilidad en el proceso de auditoría.

Por último, hay que destacar que el uso de las tecnologías puede ser útil, pero es imposible auditar a empresas que en estos momentos no están realizando sus actividades de forma habitual. ¿Cómo auditar un hotel por ejemplo … si están cerrados?

Es una lástima que estas metodologías tengan que ponerse al día en unas pocas semanas o meses y en una situación especialmente complicada, pero parece que lo que se está desarrollando actualmente llega para quedarse y, servirá de base para que en el futuro las auditorías tengan proporcionalmente una mayor parte a distancia.

En resumen, parece que la COVID 19 ha desencadenado la revisión de todos estos aspectos y el debate está candente sobre el método futuro de desarrollar las auditorías de sistemas de gestión. ¿Es una idea razonable incrementar la parte a distancia de las auditorías?. Por el contrario, ¿auditar así iría en contra de la calidad técnica de las auditorías? ¿Puede ser adecuado pero sólo para determinadas normas o sectores?. ¿Qué opinas tú? Te espero en los comentarios.